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2025-2026学年度第二学期学校档案整理归档及数字化加工验收报告

为规范学校档案管理工作，提升档案管理规范化、数字化水平，保障档案资源的完整、安全与有效利用，根据《中华人民共和国档案法》《学校档案管理办法》及上级教育主管部门关于档案工作的相关要求，我校于2025-2026学年度第二学期有序开展档案整理归档及数字化加工工作。本学期末，学校成立专项验收小组，对本学期档案整理归档质量、数字化加工成果进行全面验收。现将本次验收工作详细情况、验收结果及相关意见总结报告如下：

一、验收工作概况

（一）验收背景

2025-2026学年度第二学期，我校严格按照档案管理工作规范，统筹推进各类档案的收集、整理、分类、归档工作，并委托具备相应资质的专业机构，开展存量档案及本学期新增档案的数字化加工工作，旨在实现档案资源的规范化管理、安全化存储、便捷化利用，助力学校教育教学、管理服务等各项工作高效开展。为检验本次档案整理归档及数字化加工工作的质量，确保达到既定工作目标，特组织开展本次专项验收工作。

（二）验收组织

1.验收小组组建：学校成立以校长为组长，分管档案工作副校长为副组长，办公室、教导处、德育处、总务处、财务室等各部门负责人及档案管理员为成员的专项验收小组，明确小组职责、验收标准及分工，确保验收工作公平、公正、全面、细致。

2.验收分工：组长统筹验收工作全局，审定验收方案及验收结论；副组长负责组织协调验收具体工作，督促各成员履行职责；各成员结合所在部门档案管理职责，对照验收标准，对对应类别档案的整理归档质量、数字化加工成果进行专项检查，汇总检查意见，形成初步验收结论。

（三）验收依据

本次验收严格依据《中华人民共和国档案法》《档案著录规则》《电子档案管理基本术语》《学校档案管理办法》《教育系统档案数字化建设规范》等法律法规及行业标准，结合我校《档案管理规章制度》《2025-2026学年度第二学期档案整理归档及数字化加工工作方案》，明确验收内容、验收标准及验收流程，确保验收工作有章可循、有据可查。

（四）验收范围及时间

1.验收范围：2025-2026学年度第二学期学校各类档案，包括文书档案、教学档案、德育档案、财务档案、基建档案、设备档案、人事档案、学生档案及其他专项档案的整理归档成果；上述各类档案的数字化加工成果，包括数字档案的采集、著录、存储、备份、检索及利用系统建设等。

2.验收时间：2026年X月X日—X月X日，分为三个阶段：第一阶段为自查自纠阶段，各部门及档案管理员、数字化加工机构对档案整理归档及数字化加工工作进行自我检查，及时整改存在的问题；第二阶段为专项验收阶段，验收小组分组对各类档案及数字化成果进行全面检查、核实；第三阶段为汇总反馈阶段，验收小组汇总检查意见，形成验收结论，向各部门及数字化加工机构反馈验收情况，提出整改要求。

二、档案整理归档及数字化加工工作开展概况

本学期，我校高度重视档案整理归档及数字化加工工作，将其纳入学校学期重点工作，明确工作目标、细化工作举措、强化责任落实，确保各项工作有序推进、落地见效。

（一）档案整理归档工作开展情况

1.档案收集：各部门指定专人负责本部门档案的收集工作，按照档案收集范围，全面收集本学期产生的各类档案资料，包括公文、报表、合同、协议、照片、录音录像、荣誉证书、教学计划、教案、试卷、学生学籍材料、财务凭证、基建资料等，确保档案收集全面、无遗漏。本学期共收集各类档案资料XX件（册），其中文书档案XX件、教学档案XX册、德育档案XX件、财务档案XX册、其他档案XX件。

2.档案整理：档案管理员按照“分类准确、组卷合理、编号规范、装订整齐”的要求，对收集到的档案资料进行系统化整理，严格区分档案类别，按照档案形成规律及保管期限，对档案进行组卷、编号、填写卷内目录、备考表，规范装订，确保档案整理符合相关标准。同时，对存量未整理档案进行补充整理，完善档案基础信息，确保档案整理规范化。

3.档案归档：按照档案管理规定，对整理完毕的各类档案进行分类归档，存入专用档案库房，摆放整齐、标识清晰，建立档案管理台账，详细记录档案的类别、数量、归档时间、保管期限等信息，实现档案归档有序、管理规范。同时，严格执行档案保管制度，加强档案库房的防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等防护措施，确保档案安全。

（二）档案数字化加工工作开展情况

1.加工前期准备：学校通过公开遴选，确定具备相应资质、经验丰富的专业数字化加工机构，签订数字化加工服务合同，明确加工范围、加工标准、加工时限及双方责任义务。同时，组织档案管理员及加工机构工作人员开展岗前培训，明确数字化加工流程、著录规范及安全要求，确保加工工作规范开展。

2.数字化采集：加工机构按照数字化加工标准，对各类纸质档案、照片、录音录像等