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2026年高合金属材料公司印章使用与保管管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司印章的刻制、保管、使用、交接、销毁等全流程管理，防范印章使用风险，保障公司合法权益，杜绝因印章管理不当引发的法律纠纷、经济损失，依据《中华人民共和国民法典》《印章治安管理办法》等相关法律法规，结合公司金属材料生产、研发、销售等业务实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司总部及各生产、研发分支机构所有印章的管理工作，包括公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、部门专用章等各类印章的刻制审批、保管维护、使用审批、停用销毁等环节；公司所有部门及全体员工在使用、保管印章过程中均需严格遵守本制度规定。

第三条管理原则

权责分离原则：印章保管人与印章使用审批人相分离，印章使用的申请、审批、用印操作相分离，杜绝单人全程操控印章使用流程。

全程留痕原则：印章刻制、保管、使用、交接、销毁均建立书面台账，每一次用印操作均记录用印事由、用印文件、审批人、用印人、用印时间，确保可追溯。

安全保密原则：印章存放于专用保险柜或保密柜，保管人需妥善保管印章及保险柜密码/钥匙，严禁泄露印章保管信息，严禁私自携带印章外出。

审批合规原则：所有印章使用均需履行审批程序，无审批手续的一律不得用印，审批权限严格按层级划分，严禁越权审批用印。

最小授权原则：根据业务需要刻制专用印章，部门专用章仅限本部门业务范围内使用，严禁超范围用印；合同专用章仅限签订各类经营合同使用，不得用于其他用途。

风险可控原则：建立印章使用风险评估机制，对重大合同、对外担保、投融资等重要文件用印前，需经法务部门风险审核，确保用印行为合法合规。

第四条管理职责

行政部门是公司印章管理的归口部门，负责印章刻制审批、印章台账建立、印章保管监督、用印流程规范、印章停用销毁审核；财务部门负责财务专用章、发票专用章、法定代表人章（财务用）的保管及使用审批；各部门负责人是本部门专用章的管理责任人，指定专人保管部门专用章，监督本部门印章使用合规性；印章保管人负责印章的日常保管、用印登记、印章安全检查，发现异常情况立即上报；法务部门负责用印文件的法律风险审核，出具审核意见；公司总经理负责公司公章、合同专用章使用的最终审批，分管副总负责对应业务范围内的印章使用审批；全体员工需遵守印章使用规定，不得伪造、盗用、私自使用印章，发现违规用印行为立即举报。

第二章印章分类与刻制管理

第五条印章分类标准

公司印章按使用范围及效力分为五类：（一）核心印章：包括公司公章、法定代表人章，适用于公司对外发布公告、签订重大合同、出具法律文书、办理工商税务等重大事项；（二）经营类印章：包括合同专用章，适用于签订生产销售合同、采购协议、技术合作协议等各类经营合同；（三）财务类印章：包括财务专用章、发票专用章、网银U盾印章，适用于财务结算、发票开具、银行转账等财务业务；（四）部门专用章：包括生产部、研发部、销售部等部门专用章，适用于本部门内部管理、业务沟通等非对外法律文件；（五）临时印章：因专项业务需要刻制的临时用章，如项目专用章，业务完成后立即停用并销毁。

第六条印章刻制流程

（一）需要刻制印章的部门填写《印章刻制申请表》，注明刻制印章名称、用途、使用范围、保管人，经部门负责人签字后报行政部门审核。

（二）行政部门审核申请表合规性后，核心印章、经营类印章需报总经理审批，财务类印章需报财务总监审批，部门专用章需报分管副总审批，临时印章需报对应业务负责人审批。

（三）审批通过后，由行政部门统一到公安机关指定的印章刻制单位刻制，严禁任何部门或个人私自刻制印章；刻制完成后，行政部门需留存印章印模，录入《印章管理台账》，注明印章名称、刻制时间、印章编号、保管人、存放位置等信息。

（四）印章领取时，保管人需在《印章管理台账》中签字确认，行政部门对领取过程进行登记，确保印章交接可追溯。

第七条印章备案管理

（一）核心印章刻制完成后，行政部门需到属地公安机关完成备案，留存备案证明文件，备案信息变更时需及时更新备案手续。

（二）所有印章均需在行政部门留存印模，印模一式两份，一份由行政部门存档，一份由财务部门备查；印模需清晰完整，标注印章名称及刻制时间。

（三）行政部门建立《印章备案登记表》，记录印章备案时间、备案机关、备案证明编号、经办人等信息，确保印章刻制合法合规。

第三章印章保管与维护

第八条印章存放要求

（一）核心印章（公司公章、法定代表人章）由行政部门指定专人保管，存放于行政部门专用保险柜，保险柜需设置双重密码，由两名保管人分别掌握部分密码，开启保险柜需两人同时在场。

（二）财务类印章（财务专用章、发票专用章）由财务部门指定专人保管，存放于财务室专用保险柜，法定代表人章（财务用）与财务专用章由不同人员保管，