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2026年高合金属材料公司行政档案管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司行政档案管理工作，保障档案的完整性、安全性、可查性，充分发挥档案在公司生产经营、管理决策、合规风控等工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等相关法律法规，结合公司金属材料生产、研发、管理等业务实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司总部及各生产、研发分支机构的所有行政档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、借阅、移交、销毁等全流程；公司各部门均需配合行政部门开展档案归集、移交工作，确保档案管理覆盖全业务环节。

第三条管理原则

全程管控原则：档案管理贯穿文件形成、流转、归档、保管、使用、销毁的全生命周期，确保每一份档案都有可追溯的管理记录。

安全保密原则：建立分级保密制度，对涉密档案（如核心技术参数、财务数据、商业合同等）采取专项保管措施，杜绝档案泄露、篡改、丢失等风险。

分类规范原则：按照业务属性对档案进行标准化分类，统一归档格式、编号规则、保管标准，确保档案管理的规范性和可查性。

实用高效原则：档案管理以服务公司经营管理为核心，优化借阅、查询流程，缩短档案调取时间，提升档案利用效率。

合法合规原则：档案的收集、保管、销毁等操作严格遵守档案法及相关法律法规，档案保管期限符合法定要求，销毁流程履行法定审批程序。

权责明确原则：明确各部门、各岗位在档案管理中的职责，做到“谁形成、谁归集，谁保管、谁负责”，确保档案管理责任落实到人。

第四条管理职责

行政部门是行政档案管理的归口部门，负责制定档案管理细则、配置档案管理设施、组织档案收集归档、开展档案保管维护、办理档案借阅审批、实施档案销毁审核；各部门指定专人担任档案管理员，负责本部门档案的初步整理、定期移交、配合档案核查；档案管理员负责档案的日常保管、编号归档、台账更新、安全检查；公司管理层负责审批档案销毁方案、涉密档案借阅申请、档案管理设施采购计划；全体员工需遵守档案管理规定，按要求归集业务文件，规范使用档案，保守档案秘密。

第二章档案分类与归档管理

第五条档案分类标准

公司行政档案按业务属性分为八大类：（一）行政管理类：包括公司规章制度、会议纪要、通知公告、人事任免、办公设备采购、行政费用报销等文件；（二）生产管理类：包括生产计划、工艺文件、设备运行记录、质量检测报告、安全生产台账等文件；（三）研发技术类：包括研发项目立项文件、实验数据、技术专利、工艺改进方案、技术合作协议等文件；（四）经营管理类：包括销售合同、采购协议、客户资料、供应商档案、市场调研报告等文件；（五）财务管理类：包括财务报表、会计凭证、税务申报资料、成本核算文件、资金使用审批等文件；（六）人力资源类：包括员工档案、劳动合同、薪酬福利记录、培训考核资料、离职解聘文件等文件；（七）合规风控类：包括法律法规文件、合规审查报告、劳动纠纷处理记录、审计报告等文件；（八）基建资产类：包括厂房建设资料、设备采购合同、固定资产台账、资产盘点报告等文件。

第六条档案归档要求

（一）归档文件需为原件，确无原件的（如电子合同、扫描件）需注明原因并由部门负责人签字确认，确保文件内容真实、完整、清晰，无涂改、缺页、破损等情况。

（二）各部门档案管理员需在文件形成后7个工作日内完成初步整理，按“年度-类别-部门”的规则编制归档编号，填写《档案归档登记表》，每月末将整理完毕的档案移交至行政部门档案管理员。

（三）行政部门档案管理员接收档案后，1个工作日内完成审核，对不符合归档要求的文件退回原部门整改；审核通过的档案按分类标准入柜保管，同步更新《档案管理台账》，记录档案编号、名称、形成时间、保管期限、存放位置等信息。

（四）电子档案需同步归档，要求为PDF格式（不可编辑），命名规则与纸质档案一致，存储至公司专用档案服务器，定期备份，确保电子档案与纸质档案一一对应。

第七条档案保管期限

（一）永久保管档案：包括公司设立、变更、注销等主体资格文件，核心技术专利、重大合同、审计报告、规章制度定稿等对公司存续发展有重大影响的档案。

（二）长期保管档案（保管期限30年）：包括生产工艺核心文件、研发项目结题报告、财务会计档案、员工人事档案、重大安全生产记录等。

（三）短期保管档案（保管期限10年）：包括日常办公通知、普通会议纪要、非核心采购合同、员工培训记录、设备日常维护记录等。

（四）临时保管档案（保管期限1-3年）：包括日常考勤记录、行政费用报销凭证、普通往来函件、非核心客户资料等，保管期满且无留存价值的可按规定销毁。

第三章档案保管与维护

第八条档案保管设施

（一）公司设立专用档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温的档案柜，安装温湿度记录仪，保持库房温度在14-24℃，