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办公室会议组织与管理制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及相关行业准则，结合集团母公司关于企业风险管理、合规经营的管理规定，以及公司内部加强风险防控、规范管理流程的实际需求制定。旨在明确办公室会议组织与管理的职责分工、操作规范、风险防控及保障措施，防范决策失误、信息泄露、资源浪费等风险，确保会议活动依法合规、高效有序开展，促进企业治理体系和治理能力现代化。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司内部所有类型的会议活动，包括但不限于董事会、监事会、总经理办公会、部门例会、专题研讨会、培训会议、线上会议等，以及涉及公司重大决策、业务协作、风险管控等场景的会议组织与管理。

第三条本制度下列术语含义如下：

（一）“专项管理”是指公司对办公室会议组织与管理活动实施的全流程风险识别、控制、监督与改进，包括会议计划、方案制定、文件准备、过程执行、纪要归档、效果评估等环节的管理活动。

（二）“XX风险”是指因会议组织管理不当可能导致的决策失误风险、信息安全风险、资源浪费风险、合规操作风险等，以及因会议活动存在漏洞被外部或内部人员利用而产生的不利影响。

（三）“XX合规”是指会议组织与管理活动必须符合国家法律法规、行业规范、公司制度及政策要求，确保会议程序合法、内容合规、流程规范、结果有效。

第四条办公室会议组织与管理的专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则：

（一）全面覆盖：确保所有会议活动纳入管理体系，不留管理盲区；

（二）责任到人：明确各层级、各岗位的职责权限，确保责任主体可追溯；

（三）风险导向：以风险防控为核心，强化关键环节管控；

（四）持续改进：定期评估管理效果，优化流程机制，提升管理效能。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司办公室会议组织与管理负总责，对会议活动的合规性、安全性、有效性承担最终领导责任；分管领导对专项管理工作负直接责任，负责统筹协调、监督考核及重大事项决策。

第六条设立办公室会议组织与管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，相关部门负责人为成员，负责专项管理的统筹协调、决策审批、监督评价及重大风险处置。领导小组下设办公室，由公司办公室牵头，负责日常工作。

第七条领导小组主要职责包括：

（一）审议公司年度会议管理计划及重大会议方案；

（二）统筹协调跨部门会议活动，解决管理中的重大问题；

（三）监督专项管理制度执行情况，评估管理成效；

（四）对重大会议风险事件进行处置及责任认定。

第八条牵头部门（公司办公室）职责：

（一）统筹制定和完善会议组织与管理专项管理制度及操作细则；

（二）负责会议计划的统筹管理，平衡资源需求，避免重复或冲突；

（三）组织编制会议文件，审核会议方案，确保内容完整合规；

（四）监督会议过程执行，保障会议秩序，收集参会反馈；

（五）负责会议纪要的整理、审核及归档管理；

（六）开展会议管理培训，提升全员操作规范意识。

第九条专责部门职责：

（一）对会议活动的合规性、安全性进行审核，重点包括保密要求、审批权限、供应商资质等；

（二）优化会议组织流程，推动信息化工具应用，提升管理效率；

（三）参与重大会议的风险评估，制定应急预案；

（四）对会议管理中的违规行为进行监督，提出改进建议。

第十条业务部门/下属单位职责：

（一）根据业务需求提出会议申请，落实本领域会议管理要求；

（二）负责议题准备，确保内容真实、准确、完整；

（三）组织参会人员，遵守会议纪律，落实决议要求；

（四）配合专项管理检查，及时整改发现的问题。

第十一条基层执行岗位责任：

（一）严格遵守会议组织操作规程，确保文件准备、会场布置、设备调试等环节合规；

（二）履行岗位合规承诺，对职责范围内的风险点进行自查，及时上报异常情况；

（三）配合会议记录，确保纪要内容准确反映会议情况，不得遗漏关键事项。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条会议计划管理：会议计划应明确会议名称、时间、地点、参会人员、议题、预算等要素，经审批后纳入公司统一管理台账，避免资源闲置或冲突。

第十三条会议方案审核：重要会议方案须由牵头部门会同专责部门联合审核，重点审查：

（一）会议目的及必要性，避免形式主义；

（二）参会人员范围及权限，确保关键决策者到场；

（三）保密级别及管控措施，防止敏感信息泄露；

（四）场地、设备、物资等保障方案，确保会议顺利开展。

第十四条会议文件管理：会议文件包括通知、议程、材