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机关单位档案管理办法实施细则

一、管理体制与职责分工

（一）档案工作实行集中统一管理原则，由单位办公室（以下简称“办公室”）作为档案工作主管部门，负责统筹协调全单位档案业务建设、制度执行、监督指导及资源整合。各内设机构（以下简称“业务科室”）为档案形成与收集主体，须指定1名兼职档案员（以下简称“科室档案员”），具体承担本科室文件材料的日常收集、整理及归档工作。

（二）办公室设专职档案员1-2名，须具备档案专业知识或经过档案业务培训，熟悉《中华人民共和国档案法》及相关行业标准，负责全单位档案的接收、整理、保管、利用、鉴定、销毁及信息化管理等工作。专职档案员岗位应保持相对稳定，确需调整时，须做好业务交接，确保档案管理连续性。

（三）单位主要负责人为档案工作第一责任人，分管办公室的领导为直接责任人，需将档案工作纳入单位年度工作计划和考核体系，定期听取档案工作汇报，协调解决档案库房建设、设施配备、信息化投入等重大问题。业务科室负责人对本科室档案工作负领导责任，需将档案收集归档纳入岗位职责，与业务工作同部署、同落实、同考核。

（四）建立档案工作联席会议制度，由办公室牵头，每半年组织业务科室档案员召开1次会议，通报档案工作进展，研究解决突出问题，开展业务交流培训。会议记录须整理归档，作为档案工作考核依据。

二、档案收集范围与要求

（一）收集范围覆盖单位在履行职能、开展业务活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，具体包括：

1.文书档案：收发文、内部文件、会议记录、纪要、领导批示、重要简报、年度计划总结、统计报表等；

2.业务档案：根据单位职能制定《业务文件材料归档范围和保管期限表》，涵盖行政执法、行政审批、项目管理、服务事项等业务全流程形成的审批表、决定书、调查记录、证据材料、验收报告等；

3.科技档案：科研项目、技术改造、设备管理等形成的立项文件、实验数据、设计图纸、检测报告等；

4.会计档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、工资清册及其他会计专业材料；

5.人事档案：干部职工的履历表、考核表、任免职文件、职称评审材料、奖惩记录等（按干部管理权限单独管理的除外）；

6.声像档案：重大活动、会议、调研等形成的照片（含原图）、录音、录像资料及文字说明；

7.电子档案：通过办公自动化系统（OA）、业务系统生成的电子文件，以及传统载体档案数字化成果。

（二）收集要求：

1.坚持“应收尽收、应归尽归”原则，业务科室须在文件材料形成或办理完毕后及时收集，避免散失；

2.纸质文件材料须内容完整、签章齐全，手写件应使用蓝黑或碳素墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔或纯蓝墨水；

3.声像材料须附文字说明，包含时间、地点、事由、主要人物、拍摄者等要素；

4.电子文件须与纸质文件同步收集，确保元数据（如文件形成时间、责任者、格式、密级等）完整，禁止仅收集副本或截图；

5.跨年度完成的项目或业务，其文件材料由承办科室在项目结束后次年3月底前统一收集归档；

6.外单位移交的档案（如撤销合并单位档案）须履行交接手续，核对清单后由办公室验收归档。

三、档案整理与归档规范

（一）整理原则：遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持历史原貌，便于保管和利用。全宗内档案按“年度—机构（问题）—保管期限”或“年度—保管期限—机构（问题）”分类，具体分类方案由办公室结合单位实际制定，经分管领导批准后执行。

（二）文书档案整理：

1.按件整理，以每份文件为整理单位，包括文件正本与定稿、正文与附件、转发文与被转发文等；

2.件内文件按“正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后”顺序排列；

3.填写卷内目录，包含件号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限等要素，目录与文件一一对应；

4.按年度、机构（问题）、保管期限编制档号，格式为“全宗号—年度—机构代码—保管期限代码—件号”，确保唯一可识别。

（三）业务档案整理：

1.按项目（批次、案件）整理，一个项目（批次、案件）形成的文件材料组成一卷（盒），跨年度项目按结束年度整理；

2.卷内文件按“立项（启动）文件—过程性文件—结果性文件—备查文件”顺序排列，同一环节文件按时间或重要程度排序；

3.编制卷内目录和备考表，备考表须注明卷内文件缺损、修改、补充等情况及整理人、整理日期。

（四）声像档案整理：

1.照片按“问题—时间”分类，同一场景照片按主要人物、重要活动优先排序，单张照片放入照片袋，标注说明；

2.录音、录像资料按载体类型（磁带、光盘、移动存储设备）分柜存放，标注内容摘要、录制时间、录制人；

3.声像档案与纸质说明材料同步归档，电子声像文件须刻