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龙口法院辅助事务集约工作方案及流程详解

为进一步优化司法资源配置，提升审判执行辅助事务处理质效，龙口法院以“集中管理、专业分工、标准作业、智能支撑”为原则，构建辅助事务集约管理体系，将分散在各业务部门的辅助性工作剥离整合，通过标准化流程、专业化团队、智能化系统实现全流程闭环管理，推动审判执行核心业务与辅助事务分离，释放法官办案效能。

一、辅助事务集约范围界定与分类

辅助事务集约以“非审判核心、可标准化、重复性高”为筛选标准，覆盖立案、审判、执行全流程，具体分为六大类：

1.文书与材料处理类：包括法律文书送达（含电子送达、邮寄送达、直接送达）、诉讼材料收转（起诉状、证据材料、答辩状等）、卷宗扫描与归档（纸质卷宗数字化、电子卷宗同步、归档审核）。

2.庭审保障类：庭审排期协调（审判庭与时间匹配）、庭审设备调试（录音录像、投影、庭审系统）、庭前准备（当事人身份核验、旁听人员登记、庭审笔录校对辅助）。

3.执行辅助类：执行立案材料初审（核对主体信息、申请内容完整性）、财产查控辅助（线上查控系统操作、线下查控线索整理）、执行文书制作（执行通知书、财产申报令等模板化文书）、执行案款管理（案款到账登记、分配表制作、发放审核辅助）。

4.数据与档案管理类：审判执行数据统计（收结案、长期未结案件、质效指标）、司法公开信息同步（裁判文书上网、庭审直播审核）、历史档案调阅（纸质档案查借、电子档案检索）。

5.综合事务类：司法辅助设备管理（打印机、扫描仪、送达专用车）、对外协作对接（与公安、民政、银行等单位的材料协查）、信访材料登记（涉诉信访件接收、分类转办）。

6.其他衍生事务：非诉调解辅助（调解协议审核、司法确认材料准备）、司法救助申请初审（材料完整性核对、救助标准初筛）。

二、集约管理组织架构与职责分工

设立“辅助事务集约中心”（以下简称“中心”），作为全院辅助事务统筹管理部门，直接隶属于审判管理办公室，设主任1名（由审管办副主任兼任），副主任2名（分别分管审判辅助与执行辅助），下设5个专职工作组，实行“中心统筹—小组专责—个人定岗”三级管理模式。

1.送达事务组（6人）

负责全院法律文书送达全流程操作，包括接收送达任务、选择送达方式（优先电子送达→邮寄送达→直接送达→公告送达）、联系当事人确认送达地址、制作送达回证、反馈送达结果。设组长1名，统筹组内任务分配；2名电子送达专员，负责12368平台、微信/短信送达、电子邮件送达操作；2名邮寄送达专员，对接邮政EMS“法院专递”，跟踪邮件物流信息；1名现场送达专员，负责疑难送达（当事人拒签、下落不明需上门核实）。

2.卷宗管理组（5人）

负责纸质卷宗与电子卷宗同步管理。设扫描岗2人（负责纸质材料扫描、图像处理、OCR识别）、质检岗1人（检查扫描件清晰度、完整性，电子卷宗与纸质卷宗一致性）、归档岗1人（审核卷宗目录完整性、装订规范，完成系统归档）、调阅岗1人（处理档案查借申请，线上线下调阅登记）。

3.庭审保障组（4人）

负责庭审全流程辅助。设排期岗1人（对接各审判团队，协调审判庭与时间，避免冲突）、设备岗2人（庭前30分钟调试设备，记录故障问题；庭审中实时监控设备运行）、记录辅助岗1人（协助法官核对庭审笔录关键信息，标注争议焦点）。

4.执行辅助组（5人）

负责执行阶段非核心事务。设立案初审岗1人（核对执行申请材料，指导补正）、查控辅助岗2人（操作“总对总”“点对点”查控系统，整理查控结果报告）、文书制作岗1人（按模板生成执行通知书、财产申报令等）、案款管理岗1人（登记案款到账信息，协助制作分配方案）。

5.数据与协作组（3人）

负责数据统计与对外协作。设数据岗2人（每日提取审判管理系统数据，生成收结案动态表、质效指标分析表；每周核对司法公开信息，确保裁判文书上网率、庭审直播率达标）、协作岗1人（对接外部单位，整理协查函件，跟踪反馈结果）。

三、全流程标准化操作规范

（一）文书送达流程（以民商事案件起诉状副本送达为例）

1.任务接收：立案庭在案件受理后2个工作日内，通过“辅助事务管理系统”将送达任务推送至中心，附当事人信息（姓名/名称、联系方式、送达地址）、需送达文书（起诉状副本、应诉通知书、举证通知书）。

2.地址核验：送达事务组接收任务后，1个工作日内通过12368平台短信/电话联系当事人，确认当前有效送达地址；若系统内已有电子送达确认记录（如立案时签署的《送达地址确认书》），直接使用电子送达。

3.方式选择：优先电子送达（微信/短信/电子邮件），发送后系统自动生成送达凭证；电子送达失败（如无有效电子地址、拒收）的，转邮寄送达（使用法院专递，填写“内件品名”为法律文书，备注案