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三星级酒店原材料的采购管理方案制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《企业内部控制基本规范》及相关行业准则制定，同时参照集团母公司关于采购风险防控、合规经营的管理规定，结合企业内部加强原材料采购管理、防控专项风险、规范业务流程的实际需求，旨在通过制度约束与流程优化，确保原材料采购活动的合法性、安全性与经济性，提升供应链管理水平，防范舞弊行为与决策失误，促进企业持续健康发展。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖原材料采购的供应商选择、招标投标、合同签订、履约验收、付款结算等全流程管理，以及与采购相关的业务决策、财务审批、仓储物流等配套环节。涉及境外业务时，应遵守当地法律法规，并结合本制度执行。

第三条本制度下列术语含义如下：

（一）“XX专项管理”指围绕原材料采购活动，通过制度、流程、技术等手段开展的全面风险识别、评估、控制与监督工作，涵盖合规审查、供应商管理、价格监控、合同履约等关键环节。

（二）“XX风险”指原材料采购过程中可能存在的合规风险、财务风险、操作风险、安全风险等，包括但不限于供应商资质造假、价格串通、合同违约、质量不合格、信息泄露等情形。

（三）“XX合规”指原材料采购活动严格遵守国家法律法规、行业准则、集团制度及本制度要求，确保采购行为的合法性、公开性、公平性及效率性。

第四条原材料采购专项管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖：确保采购活动全流程纳入管理范围，不留监管空白。

（二）责任到人：明确各层级、各部门职责分工，实现风险闭环管理。

（三）风险导向：聚焦重大风险点，实施差异化管控措施。

（四）持续改进：根据内外部环境变化，动态优化管理体系。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司原材料采购专项管理负总责，领导决策层统筹把握管理方向，确保资源配置与组织保障到位。分管领导作为直接责任人，负责分管领域采购活动的监督指导，协调解决重大问题。

第六条设立原材料采购专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，成员包括牵头部门负责人、专责部门负责人及业务部门代表。领导小组主要履行统筹协调、决策审批、监督评价职能，定期召开会议研究解决重大问题，审议关键流程方案，通报管理情况。

第七条明确三类主体职责分工：

（一）牵头部门（如采购部）：负责专项管理制度建设与修订，组织供应商资质审查与风险评估，监督采购流程执行，开展合规培训与考核，定期汇总分析管理数据。

（二）专责部门（如法务部、财务部）：分别负责采购合同的合规审核、价格合理性评估及付款风险控制，对采购活动中的法律风险、财务风险提供专业支持。

（三）业务部门/下属单位（如餐饮部、客房部）：负责提出采购需求，落实供应商准入标准，参与合同条款协商，执行验收程序，反馈履约问题。

第八条基层执行岗（如采购专员、仓库管理员）应履行以下职责：

（一）严格遵守采购流程，如实提供业务信息，不得隐瞒或提供虚假材料。

（二）执行岗位合规操作规范，对采购环节中的异常情况及时上报。

（三）参与相关培训，签署合规承诺书，承担因违反制度给企业造成损失的责任。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条供应商尽职调查：采购前必须对供应商资质、经营状况、信用记录、行业口碑等进行全面核查，建立合格供应商名录，定期复核更新。禁止向“XX黑名单”企业采购。

第十条采购方式选择：根据采购金额、紧急程度、市场竞争情况等，采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式，特殊采购需经领导小组审批。

第十一条招标投标规范：依法发布招标公告，确保评标过程独立、客观，禁止围标、串标、泄露标底等行为，中标结果须公告公示。

第十二条合同签订管理：严格审查合同条款，明确质量标准、交货期、违约责任等，重要合同应由法务部参与审核。签订后及时归档，建立电子台账。

第十三条价格监控与比价：执行“三重比较”原则（历史价格、市场均价、供应商报价），异常价格波动需核查原因，必要时启动复核程序。

第十四条验收程序规范：执行“谁验收、谁签字”原则，依据合同标准检验质量、数量，不合格品必须拒收并书面记录，及时通知供应商处理。

第十五条付款风险控制：采购付款前须核对合同、发票、验收单，大额付款需经多人审批，财务部门核查无误后方可支付，禁止无合同预付款。

第十六条采购记录管理：建立完整档案，包括需求申请、供应商资料、招标文件、中标证明、合同、验收单、付款凭证等，确保可追溯。

第十七条供应商履约评价：每季度或每半年对供应商交付及时性、质量合格率、服务满意度等进行评分，结果挂钩合作权限