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上海工会分层留存制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国工会法》、中华全国总工会关于企业工会规范化建设的指导意见，以及上海XX集团关于风险防控和合规管理的总要求制定。为规范公司工会组织内部文件、资料及信息的管理，明确分层留存与处置流程，防范泄密风险与合规风险，提升工会管理效能，特制定本制度。

第二条本制度适用于上海XX集团（以下简称“公司”）各部门、下属单位及全体员工。凡涉及工会组织建设、会员服务、维权活动、财务审计等事项产生的文件、数据及资料，均须按照本制度执行。业务场景包括但不限于工会会议记录、会员信息管理、专项活动档案、财务报销凭证等。

第三条本制度中下列术语定义如下：

（一）“工会分层管理”指根据文件密级、重要性及使用范围，对工会相关资料实施分级分类管理，明确不同层级留存与处置权限。

（二）“专项风险”指因管理疏漏可能导致的工会信息泄露、决策失误、法律责任等潜在危害。

（三）“合规留存”指按照法律法规及内部规定，确保资料完整性、可追溯性，并符合长期保存或及时销毁的要求。

第四条工会分层管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的原则。具体要求包括：

1.全流程覆盖：从资料产生至处置全周期纳入管理范畴；

2.责任到人：明确各级管理主体的职责权限；

3.风险导向：重点管控高敏感信息与高风险环节；

4.持续改进：动态评估并优化留存机制。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为工会分层管理的第一责任人，对制度落实负总责；分管工会工作的领导为直接责任人，负责统筹推进与监督考核。

第六条设立工会分层管理领导小组，成员包括公司办公室、纪检监察部、法务合规部及工会委员会代表。领导小组职责为：

（一）制定与修订工会分层管理制度；

（二）统筹协调跨部门管理事务；

（三）审批重大风险处置方案。

第七条领导小组下设专项工作组，由工会办公室牵头，负责日常执行工作，包括：

（一）组织培训与宣贯；

（二）定期开展检查评估；

（三）建立管理台账。

第八条明确三类管理主体的职责：

（一）工会办公室（牵头部门）：

1.统筹制度建设，制定留存目录与操作规范；

2.每季度开展风险排查，形成分析报告；

3.负责密级文件的审核与流转监管。

（二）法务合规部（专责部门）：

1.提供合规咨询，审核留存标准；

2.参与重大风险处置决策；

3.监督外泄事件调查。

（三）各部门/下属单位（业务部门）：

1.落实本领域文件分类与标注要求；

2.实施月度自查，提交管理报告；

3.配合处置违规行为。

第九条基层执行岗须履行以下责任：

（一）签署《岗位合规承诺书》，明确保密义务；

（二）发现异常情况及时上报至工会办公室；

（三）按流程操作，禁止擅自复制、外传敏感信息。

第三章专项管理重点内容与要求

第十条会议记录管理：

（一）合规标准：会议纪要须经参会人员确认，重要议题需留存影像资料；

（二）禁止行为：严禁泄露讨论中的未决方案或敏感数据；

（三）风险防控：涉密会议需在专用场所举行，记录载体实施物理隔离。

第十一条会员信息管理：

（一）合规标准：采用加密系统存储，实行分级访问授权；

（二）禁止行为：禁止将信息用于商业目的或非授权用途；

（三）风险防控：每年开展数据安全评估，定期更换加密密钥。

第十二条财务档案管理：

（一）合规标准：报销凭证需完整归档三年，大额支出需附决策审批记录；

（二）禁止行为：严禁伪造发票或虚列支出；

（三）风险防控：实施双签核制度，异常账目即时核查。

第十三条活动档案管理：

（一）合规标准：大型活动需编制电子与纸质双套档案，含签到表、影像资料；

（二）禁止行为：禁止擅自披露未公开的筹备方案；

（三）风险防控：活动结束后一个月内完成归档，临时文件按时限销毁。

第十四条外部联络管理：

（一）合规标准：与第三方机构合作需签订保密协议，明确信息使用边界；

（二）禁止行为：禁止泄露合作中的内部评估结论；

（三）风险防控：合作终止后三十日内收回全部资料载体。

第十五条电子文件管理：

（一）合规标准：涉密文件需设置水印与访问日志，定期备份至安全服务器；

（二）禁止行为：禁止通过公共云盘存储敏感信息；

（三）风险防控：终端设备安装加密软件，强制离线存储涉密文档。

第十六条销毁管理：

（一）合规标准：纸质文件需统一碎纸处理，电子文件需格式化清除；

（二）禁止行为：禁止将废弃文件作为废品出售；

（