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行政管理安全管理公司档案实体体系

1档案实体体系建设总体原则

1.1归口管理原则

公司行政部为档案实体管理的唯一归口部门，下设2名专职档案管理员，其中1名负责常规非涉密档案的全流程管理，1名具备保密管理资质的专职人员负责涉密类档案的专项管理；各业务部门必须设置1名兼职档案联络员，由部门内部责任心强、熟悉本部门业务流程的员工担任，负责本部门日常产生档案的收集、初审、预归档，以及与行政部档案管理员的对接工作。兼职联络员的名单要报行政部备案，人员发生变动的要在3个工作日内更新备案信息，行政部要对新上任的兼职联络员在7个工作日内完成岗前培训，考核合格后方可履职。

1.2全生命周期覆盖原则

档案实体管理覆盖从文件生成、收集、整理、归档、保管、借阅、鉴定到销毁的全流程，所有涉及公司经营、管理、技术、安全的文件材料都要纳入档案管理范畴，不得出现遗漏、私存档案的情况。各部门员工在工作过程中产生的具有保存价值的文件材料，必须统一交至本部门兼职档案联络员，不得私自留存、销毁。

1.3安全可控原则

所有档案实体的管理必须符合国家安全保密管理相关规定，针对不同密级的档案设置差异化的管理权限和防护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄露。涉及公司核心商业机密、技术机密、安全敏感信息的档案，要执行最严格的管控标准，未经最高层级审批不得接触、使用。

1.4可追溯原则

所有档案的流转、使用、处置全过程都要留