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2026年合同档案管理制度

第一章总则

第一条为进一步规范企业合同档案管理工作，有效防范合同法律风险，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国档案法》及企业内部相关合规管理规定，结合公司2026年数字化转型的战略目标与业务发展实际情况，特制定本制度。

第二条本制度所称合同档案，是指公司在经营管理活动中形成的，以合同为核心，包括合同立项审批、谈判、招投标、签署、履行、变更、转让、终止、纠纷解决以及后续评估等全生命周期过程中产生的，具有查考利用价值并应当归档保存的各种形式的历史记录。载体包括纸质文件、电子数据、声像资料等。

第三条合同档案管理遵循“统一领导、分级负责、全程管控、安全保密、便于利用”的原则。所有合同档案必须实行集中统一管理，任何部门和个人不得擅自留存、处置或拒绝归档。

第四条本制度适用于公司总部、各分公司、全资子公司及控股子公司。各参股公司可参照本制度执行。公司所有涉足业务领域的合同，包括但不限于采购合同、销售合同、工程建设项目合同、服务合同、劳动合同、保密协议、投融资合同等，均纳入本制度管理范畴。

第二章管理架构与职责

第五条档案管理中心作为公司合同档案的职能管理部门，负责制定合同档案管理的相关规范与标准，对各业务部门的合同归档工作进行指导、监督与考核。其主要职责包括：

（一）设计并维护合同档案的分类方案、保管期限表及编号规则；

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