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行政行业秘书部秘书员行政文书处理手册（执行版）

第一章公文收发管理

第一节公文接收登记与分类

1.1公文接收登记与分类

秘书员在收到上级或平级部门发出的公函时，首先需核对发文机关名称、文号、发文字号及签署人，确认无误后在《公文收文登记簿》上如实填写收文日期、收文单位、主送单位、紧急程度及密级，严禁随意涂改或遗漏关键信息。根据《党政机关公文处理工作条例》规定，公文经收文单位负责人审核签发后，秘书员应立即将公文的份数、副本数及附件页数清点清楚，并在登记簿上注明“已阅”，同时记录送交日期，确保账实相符。

对于涉及国家秘密或工作秘密的公文，秘书员需在登记簿上单独标注“密级”字样，并依据密级不同（如绝密、机密、秘密）确定相应的接收范围和保管期限，严禁错报或漏报。收到公文的秘书员应第一时间整理内部文件，将纸质公文与电子版扫描件（如PDF、Word文档）一并归档，若发现附件缺失或格式错误，应立即联系发文部门补发或修正，并在登记簿上记录处理过程。在登记簿的“备注栏”中，秘书员需简要记录公文的流转状态（如“已流转”、“待审批”、“已阅”），并记录发现的重要事项（如“含附件”、“需紧急处理”），为后续流转环节提供准确依据。

每日下班前，秘书员必须将当日所有收文、发文及处理情况汇总，填写《收发文日报表》，经部门负责人签字确认后归档，确保行政文书处理工作有据可查、责任到人。

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