口碑服务公司口碑优化档案管理管理制度.docxVIP

口碑服务公司口碑优化档案管理管理制度

1总则

1.1制定目的

为规范公司口碑优化业务档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁全生命周期管理，保障档案的完整性、安全性、保密性，实现档案标准化、规范化、数字化管理，为业务追溯、客户服务、纠纷处理、合规检查提供完整的档案依据，结合公司档案管理体系与口碑优化业务特性，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司所有口碑优化业务档案管理工作，涵盖客户档案、业务合同、服务方案、执行记录、成果资料、投诉处理记录、统计报表、制度文件、培训资料等全品类档案，适用于档案管理人员、业务人员、口碑优化执行人员、借阅人员及管理人员。

1.3管理原则

坚持集中统一、分类归档、安全保密、方便查阅、合规销毁的原则，实行专人管理、专柜存放、数字化备份，确保档案全程可管、可控、可查。

2档案管理组织与职责

2.1专职档案管理员：行政部设立专职岗位，负责档案统筹管理、归档审核、保管维护、借阅登记、销毁执行、数字化管理。

2.2部门档案联络员：业务部、口碑优化执行部指定专人，负责本部门档案收集、整理、移交归档。

2.3保密责任人：部门负责人为本部门档案保密第一责任人，监督档案使用、杜绝泄密。

3档案分类与归档范围

3.1客户基础档案：客户信息表、需求确认书、沟通记录、资质文件。

3.2业务合作档案：服务合同、补充协议、收费凭证、合作函件。

3.3