李革增高效秘书档案整理攻略.pptxVIP

聚成华企在线商学院;1、什么是档案管理;怎样管理你的文档;2、整顿

标准：以时间次序为主，以档案的主要性为辅，兼顾档案的分类。先发生的档案存档在前，后发生的档案存档在后；

方法：

（1）依据使用的频率来整顿文件。最常用的东西应该在你的手边，随手可取。

（2）把暂时不用的文件移走。

（3）建立文档编号，一部分编号01—12，代表每年的每一种月；另一部分编号01—31号，代表一种月的每一天。

（4）普通归档一份（原件），主要和经常使用的可酌加副本。

（5）文件材料应按原件在前、附件在后的方式排列。;3、存放

普通文件：文件柜、箱

电子文件：硬盘光盘

标准：分门别类、不同存贮介质的资料应单独存放；确保安全；

档案组卷应使用文件夹、档案盒或其它档案用具保存，这些档案用具应合适标识。案卷封面标题应简明、准确，左上角应有档号、档案箱号、缩微号，封面的下部应有归档单位、起止日期、保管期限等。

4、更新和使用

定期整顿、更新，三个月内不用的文档丢弃。（国家要求的除外）

让你的档案愈加有效的小秘诀：

（1）使用大写、清楚的字母标示档案。

（2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。

（3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同颜色标示。

（4）为大型的资料建立索引。;三、信息、情报管理;在今天的世界上，只要你打个瞌睡，