企业ESG管理体系 文件与记录控制程序.docxVIP

第6.5节PRO-005文件与记录控制程序

第1条目的

对企业ESG管理体系所需的各类文件与记录进行规范化控制，确保文件的适宜性、有效性和可获取性，记录的完整性、真实性和可追溯性。

第2条范围

适用于与企业ESG管理体系相关的所有文件（手册、程序文件、作业指导书、规章制度、标准规范、表单模板等）及所有运行记录（数据统计、检查记录、会议纪要、审核报告等）。

第3条职责

第3.1款总经理：批准发布ESG管理手册及重大文件修订。

第3.2款管理者代表：审核体系主要程序文件、配套文件及文件修订方案。

第3.3款ESG推进组：归口管理，负责体系文件统一编号、发放、回收、归档、更改、作废，建立《受控文件清单》《ESG管理记录总台账》。

第3.4款各部门：负责本部门产生的ESG文件与记录的编制、审核、使用、保存与管理。

第4条工作程序

第4.1款文件编制与审批

第4.1.1项编制要求：内容需符合企业ESG方针、目标及相关法规标准要求，贴合实际业务流程；格式统一，明确编号、名称、版本、编制部门、编制日期、审批岗位等关键信息。

第4.1.2项审批流程：

（1）管理手册：ESG推进组编制→管理者代表审核→总经理批准。

（2）程序文件：相关部门编制→ESG推进组审核→管理者代表批准。

（3）作业指导书或表单模板：各部门编制→部门负责人审核→管理者代表批准。

第4.2款文件编号