企业ESG管理体系 信息交流与沟通控制程序.docxVIP

第6.3节PRO-003信息交流与沟通控制程序

使用说明：本文件整理了企业内外部ESG信息交流与沟通管理的通用程序参考，包含管理流程、实施提示及配套表单模板，供相关人员参考使用。

第1条目的

确保企业内部各部门之间、企业与外部利益相关方之间就ESG相关信息进行有效、及时、准确的交流与沟通。

第2条范围

适用于企业ESG管理体系运行过程中产生的所有内外部ESG信息交流、沟通及披露活动。

第3条职责参考

第3.1款ESG推进组：归口管理，协调企业级重大ESG信息交流，规范信息记录与留存。

第3.2款各部门：负责本部门业务范围内ESG信息的收集、处理、传递与回应。

第3.3款董事会办公室或证券部（如适用）：负责涉及投资者、监管机构的重大ESG信息披露与专业沟通。

第4条工作程序

第4.1款内部信息交流

第4.1.1项建立多渠道内部交流机制，确保ESG信息在企业内部传递畅通：

（1）月度或季度ESG工作会议：由ESG推进组组织，各部门ESG联络岗位参加，通报当期ESG绩效数据、目标完成进度、重点任务推进情况及存在问题。

（2）内部办公系统公告：通过企业内部办公系统、邮件群组或内部社交平台，及时发布ESG相关政策法规更新、体系文件变更、内部审核通知等重要信息。

（3）部门间沟通函：涉及跨部门协作的ESG事项，发起部门应以书面形式（邮件或工作函）发送至相关部门，明确事项内