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2026年人事档案管理制度与人事管理实务

核心术语定义

所有涉及人事档案管理的相关工作，统一采用以下明确术语定义，避免执行过程中出现歧义：

第一，人事档案，是指单位在人事管理活动中形成的，记录和反映个人经历、德才表现、工作实绩等内容，以个人为单位集中保存备查的文字、图表、音视频等不同形式的历史记录，属于国家所有的公共档案资源，任何个人不得私自侵占、处置。

第二，原生数字人事档案，是指在人事管理活动中直接通过电子系统生成，未经过实体载体转换的电子档案，符合《中华人民共和国电子签名法》要求的原生数字人事档案，具备和实体人事档案完全同等的法律效力。

第三，档案数字化副本，是指通过扫描、拍摄等技术手段，将实体人事档案转换为电子格式的复制件，经过合规校验、加盖电子签章后可作为档案利用的有效凭证，无需反复调取实体档案。

第四，流动人员人事档案，是指辞职辞退、解除劳动合同、灵活就业、自费出国、非公有制单位就业等人员的人事档案，不属于机关事业单位在编人员、国有企业正式职工的人事档案管理范畴，由公共就业和人才服务机构免费托管。

第五，三龄二历一身份，是人事档案审核的核心刚性指标，三龄指年龄、工龄、党龄，二历指学历经历、工作经历，一身份指干部身份或者工人身份的法定认定结果，所有涉及人事待遇核算的场景都必须以该审核结果为唯一依据。

现行人事档案管理法定依据

2026年所有人事档案管理工作必须严格执行以下