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纸质档案借阅查阅管理流程

我在单位档案管理岗干了快十年，天天跟一摞摞或崭新或泛黄的纸质档案打交道，最刚开始上手的时候，我只觉得借阅查阅管理就是走个过场，按着旧制度卡门槛就行，可没过多久就遇上了各种糟心事：同事急着拿项目档案去投标，翻遍库房找不到，才知道之前借出去的人没登记，全单位跟着忙一下午；外单位的人大老远开车过来查资料，忘了带介绍信，按老规矩不能调，人家站在档案室门口为难，我看着也不好受；还有一次档案借出去回来，缺了两页核心内容，翻遍登记本找不到借阅人信息，最后花了一周才补全，折腾得不行。经历过这些大大小小的问题，我一点点把原来粗线条的规定打磨成了现在这套每一步都落细落实的流程，既守住了档案安全的底线，也尽可能给来办事的人方便，接下来我就把完整的流程一步步说清楚。

1流程开展前的档案管理端前置准备

在有借阅人提出申请之前，我们档案管理岗要先做好所有前置准备，不然真有人来调档，只会手忙脚乱乱找一气，既耽误别人时间也容易出问题。

1.1入库档案的基础预处理

每一份纸质档案正式入库归档的时候，我们都要先做好基础整理工作，这是后续借阅流程能顺畅走下来的基础。

1.1.1分类编号与台账同步更新

我习惯把所有入库档案先按类型分开，普通文书档案、业务项目档案、人事专项档案、历史老旧档案各放不同的库区，每一份档案给唯一的编号，档案盒的盒脊上用粗笔写清楚档案名称、年度和编号，方便远距离就能