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(2026年)合同档案管理及档案利用管理制度内容

本制度适用于2026年1月1日起本单位所有民商事合同、行政合作协议、劳动劳务合同、项目专项协议、补充变更协议、解除终止协议及对应履约凭证、往来函件、争议处理文书等全类别合同相关材料的档案归集、存储、管控及利用全流程管理，所有参与合同起草、签署、履约、归档、调用的部门及人员均须严格遵守本制度各项要求。

一、合同档案归档范围及要求

所有合同档案须覆盖合同全生命周期的全部材料，不同类型合同的归档材料需满足对应标准化要求，不得遗漏任何影响合同效力、履约事实认定的核心文件。

1.通用归档材料清单：包括合同立项审批单、合作方主体资质证明（营业执照、资质证书、信用报告、授权委托书等）、谈判记录、招投标文件（若涉及）、合同正式文本原件、数字签署验签报告、区块链存证凭证、履约过程中的交付凭证、验收单据、发票、收付款凭证、往来沟通函件及具有法律效力的电子化沟通记录、变更/补充协议、解除/终止协议、争议处理文书（调解书、判决书、裁定书、仲裁裁决书等）、履约完成确认书等。工程类合同需额外归档中标通知书、工程量清单、变更签证、竣工验收报告、第三方审计报告；劳动劳务类合同需额外归档入职审批表、岗位说明书、薪酬确认书、绩效考核材料、离职交接单、经济补偿支付凭证；投融资类合同需额外归档尽调报告、股东会/董事会决议、估值报告、出资凭证、工商变更登记文件；涉及个人信