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会议室使用管理制度

一、总则

1.1目的

为规范公司会议室资源的统筹配置与高效使用，保障各类会议、接待、培训等活动有序开展，避免资源闲置与冲突，提升办公协作效率，结合公司实际运营需求，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司总部及各分/子公司所有产权归属公司、由行政部统一管理的内部会议室，包括常规会议室、多媒体会议室、贵宾接待室、视频会议室、多功能培训厅五大类，各部门临时使用外部租赁会议室的审批流程参照本制度相关条款执行。

1.3管理职责

1.3.1行政部作为会议室归口管理部门，承担以下职责：

负责会议室资源的统一登记、编码与台账维护，每季度末更新《会议室资源台账》，明确各会议室的容量、配套设备、可预约时段等核心信息并全公司公示；

负责会议室预约系统的日常运维、权限调整，每日17:00前完成次日所有会议室预约信息的核对与冲突协调；

负责会议室公共设施的定期巡检、维保与故障报修，建立《会议室设备维保台账》，确保投影、音响、视频终端等设备完好率不低于98%；

负责会议室日常保洁、物资补给（饮用水、书写笔、便签纸等），会议结束后30分钟内完成会场清理与复位；

负责对会议室使用情况进行月度统计与考核通报，对违规使用行为进行公示与责任追溯。

1.3.2各部门职责：

部门负责人为部门会议室使用申请的第一审核人，负责核实本部门申请会议的必要性、人数、时长等信息真实性；

各部门指