XZGL‑029 工厂合同审核归档管理制度.docxVIP

XZGL?029工厂合同审核归档管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范工厂各类合同、协议的起草、评审、审批、签署、执行跟踪、归档保管、借阅销毁全生命周期管理，防范合同法律风险、财务风险与履约风险，杜绝合同条款疏漏、审批不严、资料丢失、管理混乱、私自签约等问题，实现工厂合同标准化、流程化、闭环化、可追溯管理，保障工厂采购、销售、工程、服务、合作等经营活动合法合规、有序开展，结合工厂实际运营情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于工厂所有对外及对内正式合同、协议、补充协议、承诺书、合作约定、专项责任书等具有法律约束力的文件，涵盖采购合同、销售合同、工程施工、维修维保、服务外包、租赁、合作、劳务、技术服务、保密协议等所有合同类文件。适用于所有合同承办部门、审核部门、审批领导、档案管理人员及相关经办人员。

第三条管理原则

本制度遵循“合法合规、权责清晰、逐级审核、先审后签、统一编号、集中归档、全程留痕、保密可控、闭环管理”的原则，所有合同未经审核、未经审批严禁私自签署、私自执行、私自留存。

第四条职责分工

1.行政部（归口管理部门）：负责本制度落地执行，统筹合同审核组织、流程管控、合同统一编号、档案集中归档、台账建立、借阅管理、到期提醒、档案保管、制度解释与修订；负责合同资料完整性、规范性终审与归档稽核。

2.业务承办部门：为合同第一责任部门，负责合同前期