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业主档案管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范住宅小区、商业综合体及产业园区等物业服务项目的业主档案管理工作，保障业主信息安全，维护业主合法权益，提升物业服务精准化、规范化水平，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国个人信息保护法》《物业管理条例》《不动产登记资料查询暂行办法》等法律法规要求，结合物业服务实际运营场景，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于所有委托物业服务企业提供服务的住宅项目、商业物业项目、产业园区项目及公建配套物业项目的业主档案收集、整理、归档、查阅、使用、保管、销毁全流程管理。本制度所指“业主”包含房屋所有权人、合法承租人、经业主授权的实际居住人/使用人，以及商业项目的经营主体、产业园区的入驻企业。

第三条管理原则

业主档案管理严格遵循“真实准确、完整规范、安全保密、高效便民、责任到人”原则，所有管理行为不得侵害业主个人信息权益，不得超出物业服务必要范围收集、使用业主信息，非经法定程序或业主明确授权不得向第三方泄露。

第二章档案管理机构及职责

第四条管理架构

物业服务企业设立三级业主档案管理体系：

1.企业层面：由运营管理部作为档案主管部门，配备2名及以上专职档案管理员，统筹全公司各项目业主档案的制度落地、监督检查、系统运维及档案销毁审批工作，专职档案管理员需持有档案管理相关资格证书，且无个人信息泄露相关违法记录。