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合同资料归档作业指导书

1适用范围

本作业指导书适用于本公司及下属分、子公司所有对内对外签订的各类合同、协议、意向书及履约过程中产生的各类相关资料的归档管理工作，涵盖纸质合同资料、电子合同资料及数字化转换的合同档案全流程管理，各业务部门、档案管理部门、法务部门、财务部门均须严格执行本规范。

2术语和定义

2.1合同资料：指公司从合同立项、磋商、谈判、审核、签订、履行、变更、解除、终止、争议解决全过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、音频、视频、电子数据等各类形式的记录。

2.2合同归档：指将办理完毕、具有保存价值的合同资料由业务承办部门整理后移交公司档案管理部门集中保管的工作流程。

2.3电子合同档案：指以数字形式存储在计算机、服务器等存储设备中的合同相关数据，包括原生电子合同、纸质合同数字化扫描件两类。

2.4保管期限：指档案保存至销毁所需的最低保留年限，分为永久、30年、10年三类，符合《企业文件材料归档范围和保管期限规定》（国家档案局第10号令）要求。

3职责分工

3.1业务承办部门职责

3.1.1负责合同从立项到终止全过程资料的收集、整理、初审，确保资料完整、真实、有效，不得遗漏任何关键文件；

3.1.2首次合作的合作方，负责收集并核实对方主体资质资料，长期合作方每12个月更新一次资质并移交归档；

3.1.3合同履行完毕（含提前解除、终止）后30个工