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文件失效回收处置流程

一、流程适用范围

本流程适用于全公司及下属分子公司所有受控文件的失效回收处置工作，涵盖以下类别文件：

1.行政办公类：规章制度、管理办法、决策决议、人事任免通知、行政通告、对外签订且已履行完毕的非涉密合同/协议、会议纪要等；

2.业务经营类：产品标准、工艺参数、作业指导书、质量检验报告、客户资料、项目方案、招投标文件、运营报表、业务凭证等；

3.技术研发类：专利申请材料、研发测试数据、系统源代码、设计图纸、技术方案、试验报告等；

4.信息系统类：系统运维日志、账号权限配置文件、数据备份介质、系统操作手册、应急预案等；

5.其他类：上级单位下发的已过期通知、行业监管部门发布的失效政策文件、对外合作交流产生的已无保存价值的过程性文件。

本流程不适用于国家法律法规规定需永久留存的档案类文件、涉及司法案件未办结的相关文件、涉及员工权益且需长期备查的人事档案类文件，上述文件需按照国家《档案法》及公司档案管理专项制度执行。

二、职责分工

（一）文件归口管理部门

1.行政中心档案管理组：为全公司文件失效回收处置的牵头管理部门，负责制定修订本流程，统筹各部门文件失效识别、回收、处置的全流程监督，统一管理全公司文件销毁台账，对接外部具备资质的销毁服务商，组织年度文件清销专项工作，每年12月31日前完成全公司本年度失效文件处置情况的汇总归档。