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文件受控发放处置流程

1范围

本流程适用于公司所有受控文件的发放、回收、借阅、复制、归档、销毁全生命周期处置管理，覆盖的受控文件类别包括但不限于：管理体系文件（质量、环境、职业健康安全、信息安全等体系的手册、程序文件、作业指导书、记录表单）、技术类文件（产品设计图纸、工艺规程、检验标准、配方参数、软硬件源代码）、合规类文件（资质证照、政府批文、行业监管要求、法律法规文本）、涉密类文件（核心商业秘密、客户敏感信息、战略规划、财务核心数据）、行政类受控文件（公司正式发文、规章制度、人事任免通知、重大决议）。

外来受控文件（供应商提供的技术规格书、客户交付要求、第三方审核报告、行业标准更新文本）的受控发放处置同样参照本流程执行。

2术语与定义

2.1受控文件：指处于公司管控范围内，其版本更新、发放范围、使用过程需全程追溯，确保所有使用场景均获得有效版本的文件，文件封面或首页需标注唯一受控编号、版本号、受控状态标识。

2.2非受控文件：指仅用于对外宣传、投标、客户沟通等非内部执行场景的文件，不进行版本跟踪，标注“非受控”标识，不受本流程约束。

2.3发放范围：指经文件审批人确认的、有权接收和使用该受控文件的岗位、部门或人员清单，超出范围的人员需履行借阅审批流程方可获取文件。

2.4版本号：受控文件的版本标识，采用“A/0”格式，其中A为大版本号（第一次发布为A，重大修订后升为B