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记录控制程序文件规范（最新版）

第一章总则

一、编制依据

本程序文件严格参照现行有效法规和标准制定，具体包括《中华人民共和国档案法》、GB/T19001-2016《质量管理体系要求》、GB/T24001-2016《环境管理体系要求及使用指南》、GB/T45001-2020《职业健康安全管理体系要求及使用指南》、《企业档案管理规定》、《机关档案管理规定》相关条款要求，所有管控规则均符合上述文件的强制约束条件。

本程序所有涉及记录管理的操作环节，均与国家市场监督管理总局、应急管理部、生态环境部等监管部门的检查要求对齐，可直接用于各类体系审核、合规性检查场景，无需额外调整适配。

二、适用范围

本程序适用于组织内部所有业务条线生成的各类记录，覆盖行政、生产、质量、研发、供应链、销售、安全、财务、后勤全部职能模块，所有正式在岗员工、劳务派遣人员、外包服务人员均需严格遵守本规范要求。

本规范管控对象包含所有纸质载体记录、电子系统生成记录、音视频类记录，仅国家秘密级及以上涉密记录的管控不适用本程序，该类记录单独执行国家保密管理相关规定。

三、总体原则

记录管控全程遵循可追溯原则，所有记录从生成到销毁的全生命周期所有操作节点全部留痕，任何操作均可反向追溯到具体责任人、操作时间、操作内容，不存在无迹可查的管控盲区。

记录管控全程遵循真实准确原则，所有记录内容必须与实际业务操作完全一致，