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货物到货验收流程联络函[6篇]

货物到货验收流程联络函篇1

尊敬的___（收件公司名称）采购部：

我司作为___（卖方公司名称）指定的货物接收代理方，现就___（货物名称/编号）到货验收流程确认

一、到货前通知流程

1.请卖方于货物预计到港前3个工作日（具体日期：___/___/___），通过邮件向本司发送《到货前准备确认书》，需包含以下信息：（示例：2023年10月25日）

货物名称、规格、数量明细（示例：HS代码：8536100，总箱数48箱）

运输单号、预计到港时间及港口信息（示例：运单号：SAHI预计10月30日抵达上海港）

协议约定的特殊包装说明（示例：需保持恒温18±2℃运输）

二、到货现场验收规范

2.验收时间窗口：到港后24小时内完成初验，72小时内完成最终报告（示例：2023年10月30日17:00前提交初验结论）

3.验收项目及标准：

外观检查：箱体密封性（示例：需符合IP65防护等级）、货物无破损（记录破损箱号及比例）

抽样检测：按GB/T准，每批次随机抽取10%货物进行开箱核验（示例：抽检20箱，其中2箱发觉配件短缺）

温湿度记录：若属精密仪器（示例：西门子S71200系列PLC），需核查全程冷链数据