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2026年档案查阅利用管理实施细则

一、适用范围与职责划分

档案查阅利用的合规性首先取决于权责边界的清晰划分，模糊的职责是多数泄密、损毁事件的根源。

本细则依据《中华人民共和国档案法》（2020年修订）、《企业档案管理规定》（国家档案局令第10号）及本单位《档案管理办法（2025版）》制定，适用于本单位总部及下属全资、控股子公司所有门类档案（文书、人事、会计、工程、科研、涉密、声像等）的查阅、复制、摘录、借出、出具档案证明等利用行为。

各主体职责明确如下：

?档案管理部：负责细则落地、库房日常管理、档案系统权限配置、查阅申请的最终复核、违规行为调查处置；每年组织1次全员档案利用合规培训，培训考核覆盖率必须达到100%

?各部门负责人：对本部门员工提交的查阅申请进行第一级审批，核实申请用途与本职工作的相关性，严禁批准与工作无关的查阅申请

?申请人：对申请材料的真实性负责，严格按照批准的用途、范围、方式使用档案，不得擅自扩大利用范围

?信息科技部：负责档案管理系统的技术运维，确保查阅操作日志不可篡改，日志留存期限不低于10年

二、查阅权限分级与审批规则

权限分级是档案安全的第一道防线，密级与审批层级错配将直接导致泄密风险。

档案按密级分为公开级、内部级、秘密级、机密级四级，对应查阅权限与审批规则如下：

档案密级

查阅人范围

审批层级

利用方式限制

有效期限

公开级

全体在职员工