纸质文件管理规范.docxVIP

纸质文件管理规范

1总则

1.1目的

为规范公司纸质文件的全生命周期管理，保障文件的真实性、完整性、可用性和安全性，提高文件查阅、利用效率，防范文件丢失、泄露、损毁风险，实现纸质文件管理的标准化、制度化，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司及各下属分、子公司所有在经营管理活动中形成的、具有保存价值的纸质文件，包括但不限于行政公文、合同协议、财务凭证、人事档案、项目资料、技术图纸、证照文件、法律文书、会议纪要、业务往来函件等。无保存价值的临时性草稿、非正式传阅件、重复副本等不适用本规范，由形成部门按规定定期销毁。

1.3基本原则

1.3.1统一管理与分级负责相结合：公司行政中心档案管理部门为纸质文件管理的主管部门，负责统筹制度制定、监督指导、集中归档保管；各部门指定专人作为文件管理员，负责本部门文件的收集、整理、初审、移交，形成“公司-部门-岗位”三级管理责任体系。

1.3.2全生命周期覆盖：对纸质文件的形成、收集、整理、归档、保管、借阅、利用、鉴定、销毁全流程进行管控，确保每个环节有记录、可追溯。

1.3.3安全与效率并重：既要落实防火、防盗、防潮、防泄密等安全防护措施，也要建立清晰的分类检索体系，最大限度发挥文件的参考价值，满足日常经营管理需求。

1.3.4真实可追溯：文件内容需与实际业务活动一致，签署、用印流程完整，修改、流转过程有痕迹记录，严禁篡改