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样品资料管理效率计划

我干企业样品资料管理快六年了，这两年公司业务扩张，新品研发和客户定制项目翻了一倍还多，样品存量从原来的四千多份涨到了近九千份，原来靠老经验攒出来的管理方法越来越跟不上，上个月还出了岔子：业务部陪重要客户看一款三年前的试制品，我翻了三个档案柜、查了四个人的私人电脑，找了快两个小时才摸出对应的参数资料，客户当时脸都沉下来了，那时候我就下定决心，一定要做一套完整的效率提升计划，把这块烂摊子理顺，既方便大家用，也能减轻我自己天天救火的压力。接下来我就从现状梳理、目标设定、具体措施、保障机制四个方面，把整个计划说清楚。

1现状梳理与核心问题诊断

要提升效率，第一步得先把现在到底有哪些问题摸清楚，不能上来就瞎整理，我花了两周时间把近一年的管理记录翻了一遍，把遇到的问题都整理归类了。

1.1现有管理模式的基本情况

我们公司现在的样品资料管理，是十几年前留下来的老模式：实物样品存放在样品库房，按年份分区摆放；纸质技术资料、测试报告放在资料室的档案柜，也是按年份归档；电子档的图纸、参数大部分存在研发人员各自的电脑里，少部分存在共享盘的混乱文件夹里，没有统一的整理规则。这么多年过来，老员工离职一批又一批，交接的时候都是口头说几句，好多资料的位置、来源都没留下记录，时间越长越乱。

1.2当前存在的核心效率问题

梳理完我发现，现在所有的问题归根到底都是影响效率，具体可以分成四类