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员工档案管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司员工人事档案管理，实现档案管理标准化、规范化、系统化，完整留存员工入职、在岗、异动、培训、考核等全周期资料，保障档案资料真实、安全、保密，维护员工与公司合法权益。依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动合同法》及人事档案管理相关规定，结合公司实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司全体在职员工、离职员工（含劳务人员）的人事档案、工作档案、培训档案的收集、鉴别、整理、归档、保管、查阅、借阅、转移、销毁等全流程管理。

第三条管理原则

（一）真实全面原则：档案材料来源可靠、内容真实，完整记录员工全职业周期信息；

（二）保密安全原则：严格执行档案保密规定，保护员工个人信息，严防信息泄露、丢失、损毁；

（三）规范利用原则：档案服务于人力资源管理，流程清晰、便于检索查阅，严控使用权限；

（四）动态更新原则：员工岗位变动、考核、奖惩、培训、资质变更等资料及时收集归档。

第二章职责分工

第四条人力资源部（档案管理归口部门）

（一）指定专职档案管理员，负责员工档案的统一归集、鉴别、整理、编号、保管、借阅登记、档案维护与台账管理；

（二）负责档案资料收集通知，督促各部门及时提交员工异动、考核、奖惩、培训等归档材料；

（三）负责档案查阅、借阅、转递