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学校会务组织保障工作职责

一、会议前期筹备职责

1.会议需求对接管理

（1）接到办会申请后1个工作日内完成需求初审，核实会议主办部门、会议名称、参会范围、预计人数、会议时长、拟选时间、特殊需求等核心信息，形成《会议需求确认表》，反馈主办部门签字确认；针对校级重要会议、上级单位调研会议等特殊场次，2个工作日内牵头成立专项筹备组，联合主办部门、后勤、保卫等相关岗位人员召开筹备启动会，明确各环节对接人及时间节点。

（2）根据会议规模、保密等级完成场地匹配：10人以内小型研讨会议优先安排小型会议室，配备圆桌、投影、白板等基础设备；30-100人中型会议安排中型报告厅，配备专业音响、多屏显示设备；100人以上大型会议安排大礼堂或多功能厅，预留20%的座位冗余，避免临时增员导致场地不足；涉密会议必须安排在符合保密资质的封闭场地，提前排查场地内录音、录像设备，签订《涉密会议场地安全承诺书》。

（3）会议时间协调准确率需达到100%，提前3个工作日排查拟用场地冲突情况，同步核实校领导、参会嘉宾的行程安排，若存在冲突第一时间与主办部门协商调整，最终时间确定后1个工作日内发布会议预通知，同步录入学校会议管理系统，避免场地重复预约。

2.会议材料筹备管理

（1）协助主办部门完成材料审核校对，普通会议材料需提前2个工作日完成文字、格式、数据核对，确保字号统一为宋体小四、行间距1.5倍、页码连续、无错别