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数字化档案整理员职责

一、前期筹备阶段职责

1.需求对接与方案制定

主动对接档案移交单位的档案管理负责人，全面梳理待整理档案的全宗背景，包括单位职能沿革、档案形成年限、历史归档规则、既往档案利用痛点等核心信息。对存量档案的类型、载体、数量开展预盘点：纸质档案需按文书、业务、会计、科技、人事等大类初步估算份数，每类按年度、保管期限划分待处理规模；声像档案统计照片、录音、视频的存储介质类型（胶片、磁带、光盘、硬盘）及对应数量；实物档案统计印章、奖牌、证书、手稿等的规格与保存状态；电子档案统计现有存储系统内的文件条目、格式类型、存储容量。

基于调研结果编制《数字化档案整理实施方案》，明确整理范围、时间节点、人员分工、质量标准、安全管控要求四个核心模块：时间节点需细化到每类档案的整理完成率，如首月完成2010-2020年10万份文书档案的分类、著录，次月完成扫描与质检，第三个月完成数据挂接与验收；质量标准需量化到著录字段准确率、扫描图像清晰度、元数据完整率等具体指标；安全管控需明确档案交接、临时存储、整理过程中的保密管理要求。方案需经移交单位审核确认后落地执行，特殊行业（如政法、医疗、金融）需同步符合行业档案管理规范，例如医疗档案需符合《医疗机构病历管理规定》中门诊病历保存15年、住院病历保存30年的期限要求，司法档案需符合《人民法院诉讼档案管理办法》中永久保管的诉讼档案不得拆分、修改的