加强高校基建档案管理的五项措施.pdfVIP

第笠卷 第4期 新乡教育学院学报 2009年12月 V01．22，No．4 JOURNALOFXD阿^NGEDUCATION咖GE DEC．2009 加强高校基建档案管理的五项措施 宋 飞 (平顶山学院，河南平顶山467002) 摘要：高校基建档案管理是高校档案建设的重要内容。加强高校基建档案管理的五项措施是：应注意加大宣 传力度，增强领导重视程度；建立健全基建档案收集管理机制；提高档案人员素质和管理水平；利用现代化管理 手段，做好基建档案的开发利用工作；充分发挥业务指导、监督检查作用。只有这样，才会有完整、准确、系统、 安全的基建档案。 关键词：高校；基建档案管理；五项措施 中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1672-3325(2009)04-0058-02 作者简介：宋飞(1981·)，女，河南汝州人，文学硕士，助理馆员。研究方向：档案管理。 一、加大宣传力度．增强领导重视程度 建档案员收集、学校档案室指导督促的动态管理模 适时汇报，增强领导的重视程度。领导对档案 式，使收集工作做到层层管理，疏而不漏，以保证收 工作的重视与否，是能否搞好基建档案管理工作的 集渠道的畅通。 主要因素。不少高校对教学档案、人事档案、文书档 ．第二’襁建部门设立专门的基建档案员岗位， 案和会计档案的归档和管理比较重视，而常常忽视 负责做好基建档案的牵头组织工作，做好基建项目 基建档案的归档和管理，从而形成基建档案多处存 资料的收集、整理、归档工作。 放、无法实现集中统一管理的混乱局面。有些领导 第三，坚持“三同步”管理，确保基建档案收集齐 甚至对基建档案管理工作缺乏正确认识，认为它不 全。“三同步”管理是国家对基建档案管理提出的具 属于常规性的工作，因此高校基建档案就少了有力 体要求，即做到基建工程一开始就与建立档案工作 的实施和保障机制。学校领导要高度重视基建档案 同步；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、 工作，在人员、经费、设施上给予支持，实行硬件、软 审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整 件一起抓，采取任务到人。这是工程质量优、档案齐 套合格完整的竣工图的验收同步进行。 全完整的先决条件。 第四，所有基建图纸、文件材料应首先保证基建 二、建立和健全基建档案收集管理机制 部门存档，基建文件原件应保存两份，上级及有关部 为确保对基建档案实行集中统一管理，确保档 门形成的基建文件材料及图纸应首先保证基建部门 案材料完整、准确、系统、安全，便于开发和利用，我 存档的需要。 们要以《建设项目(工程)档案验收办法》、《普通高等 第五，档案收集与工程拨款挂钩。在和设计、 学校档案管理办法》、《新时期高等学校档案规范化 施工、监理等单位签订有关合同、协议时，基建部门 管理工作实用手册》等法规为依据，完善规章制度， 要依据国家有关规定对档案提出具体要求，并且可 必须将基建档案工作纳入基建规划、计划，管理制度 以从总投资中扣留一部分作为基建档案保证金；在 和基建人员职责范围，纳入全面质量管理的有效控 明确结算工程款时，施工、设计、监理各方负责的档 制中，纳入有关领导、干部的年度考核内容，建立档 案资料必须经验收合格后，这部分保证金方可支付， 案追究制。对不履行职责、失职的人员，要依法严肃 从经济上给参建各方以制约，避免基建工程档案的 处理并