酒店人力资源管理及档案管理资料.pdfVIP

呈报：总经理、副总经理 致送：酒店各部门 发出：总经办 日期：二○一一年八月一日 主题：关于文件档案和人事档案的管理规定 为了进一步规范和完善酒店文件和各类档案管理，特制定相关管理规定，具体如下： 一、行政档案管理规定 1、随时收集各部门办理完毕的文件（含会议文件），资料按“条款类目”分别存放，翌年 经检查齐全后，整理立卷归档。 2、卷厚度一般在1.5公分至2公分为宜，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如 对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边； 纸面过大的书写材料，要按宗卷大小气摺叠整齐；对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件；案 卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹端正。 3、案卷按年代、部门排列，永久与长、短期案卷分开保管，每个箱要编上顺序号及注明 存放案卷年号与卷号。 4、注意做好保密工作，档案室的房门窗要坚固（或档案柜要随时上锁），做好防盗、防火、 防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。 5、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确 保档案的安全。 6、对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真鉴 定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送领导审批后销毁。 文件整理原则： a) 制定一套能充分解决饭店文件记录保存问题的档案制度。无论归档方法是按字母顺序 排列，按题目分类，还是按地区、时间等等形式分类，其目的都是为了查找的迅速方 便，因此都必需在档案平时清楚地标明并把档案保存好，对每一份文件都要清楚地注 明它归入的档案类目。 b) 每天都要进行清理归档，以免资料堆积。 c) 熟悉自己管理的档案，了解各部的归档制度。 d) 每年要清理一次档案，及时清除不必要保存之材料。 1 e) 准确地做好文件索引，以便于查找。 f) 归档要注意清洁，归档前要先把资料进行分类，可把材料按类别分组装入一个待办卷 宗，以便要归档时，所有材料都能随手而得，避免盲目的查找。 g) 立卷按永久、长期、短期分别组卷；卷内文件要把正文和底稿，文件和附件，请示和 批复是在一起；卷内页号一律在右角。 二、行政档案文件借阅规定 1、借阅档案(包括文件、资料)，必须在档案借阅登记簿（要求登记内容：日期、时间、 借阅人与借出人签名、文件名、文件类型、文件页数并注明文件是否有损坏等）登记后方可借 阅；秘密级1级以上的档案文件须经饭店领导批准方能借阅。 2、借阅期限不得超过五日，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。 3、借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪 裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。否则，按违反保密法规追究当事人 责任。 4、借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，双方签名确认，如发现遗失或损坏，应立即 报告领导。 5、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅。但不能带离酒店。 6、外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。 三、员工人事、工作、培训档案管理规定 人事档案管理是人力资源管理和开发的重要环节，为了使酒店人事档案管理更加规范化、 制度化，特制定如下管理制度： 1、人事档案建立 （1）酒店每位新招的员工，自入店首日起即开始为其建立个人档案，档案应包括：①五 洲大酒店务工申请表；②身份证复印件；③毕业证、职业资格证书等相关复印件；④个人完整 的免冠 1 寸照片。 （2）员工入职培训成绩应入档。 2、入档内容 （1）员工在酒店的一切晋升情况，经批准后应入档； （2）员工在店期间的一切考核资料应入档； （3）员工在店期间的一切奖惩情况应入档； （4）员工工作岗位变动的情况应入档； 2 （5）员工在入店后，所签定的劳动合同应入档； （6）员工在职期间所参加的培训的情况，包括外出培训、协义书应入档；