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会议管理 会议筹备方案.ppt 24页

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会议管理 会议筹备方案.ppt
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会议管理 会务筹备方案 第四节 会务筹备方案 要求通过本节学习,了解会务工作的基本内容及工作程序,了解会议筹备的各项事务,能够:拟订会议筹备方案 1、教学重点 会议的策划的内容; 2、教学难点 会议方案的制订; 教学方法:讲授与情景练习 计划课时:2课时 包括会议的系统策划设计方案和会议有关环节的具体筹划设计方案,如会议接待计划、会议餐饮计划 会务工作流程图 (会前) 会议筹备方案一般包括以下内容 1、会议主题 细化即为议题 2、会议名称 3、会议时间 4、会议地点 5、议程、日程和程序 6、出席人员 7、经费预算 8、筹备机构 9、食宿安排 10、其他 设备和工具、文件资料 二、会议策划方案 (一)会议方案的内容 1、会议名称 “××集团公司经贸洽谈会” “××集团公司×年全体员工总结大会" 2、会议的目标、指导思想,会议的主题与议题 3、会议的议程和日程 4、会议时间、会期,与会代表的组成 5、会议的地址、规格,会场布置(会议所需设备和工具) 6、会议文件的范围、文件的印制或复制 7、会议经费预算 8、 会议的后勤保障措施,会议的餐饮安排,辅助活动的安排。 9 、筹备机构与人员分工(会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。) 具体内容可根据实际情况加以增删。 (二)会议策备方案的格式 1、标题。分为公文规范标题(开会机关名称、会议名称、文种)和普通写法(会议名称、文种) 2、主送机关。根据情况可不写 3、正文。 开头,写会议举办缘由、单位、会议名称、时间、地点、会期等。以“特制定会议方案如下”作承上启下的连接语。 主体写会议宗旨、规模、议程、日程、流程、准备荼、经费预算、邀请嘉宾贵宾名单及他们的讲话报告文件等。 结语可写“以上方案,当否,请批示” 4、落款。写主办单位名称、会议拟定的秘书小组或筹备小组名单,该策划书形成时间。 5、邀请嘉宾名单及其他与会人员名单 校内领导:黄院长、陈副院长、刘延长以及学生处其他领导 校团委:陈书记、马老师 校外人员:市团委李主任 与会人员:*大学……等十家北京高校学生会主席以及学生会干部、各社团负责人等。 6、筹备工作小组名单 组长:学院学生处刘处长 副组长:学生会主席** 秘书组组长:林**(学生会干事) 宣传组组长:** 联络组组长:** 会务组组长:李**(学生团委书记) 7、具体筹备工作安排 (1)3月20日召开会议,商讨论坛主题,并成立会议筹备工作小组。 (2)4月6日下发《**大学关于召开新时期学生会工作发展论坛的通知》并对各院(系)学生会及班级提出具体要求。 (3)4月15日,召开校学生会前几届成员同学座谈会,听取他们对本次论坛筹备工作的意见。 (4)4月20日,筹备工作小组会议,安排本次论坛的具体事宜,包括向市团委、校党委、团委递交申请报告,向各高校学生会发邀请函,并请有关高校学生会作相关报告,要求会务组提交相关方案。 **大学学生处 二OO七后三月十五日 合影图 三日会议筹划方案例子 2004年海内外华人友好商会(海南)交流会主要活动策划方案 一、会议背景情况 “海内外华人友好商会”是会球各地华商团体的联合组织……其宗旨是:组织和推动各成员互相交流,加强合作…… “2004年海内外华人友好商会(海南)交流会”定于11月29日至12月2日在海南省海口市新国宾馆举行。 二、会议活动主题 沟通、合作、发展、共赢 三、会议组织机构 主办机构:海内外华人友好商会 承办机构:海南省总商会(工商联) 联为顺利圆满举办此次交流会,主办和承办机构联合组成筹备办公室,并设立具体工作组(秘书组、会务组、宣传组、安全组等),秘书组由**负责…… 四、会议活动内容 按照以往惯例和海南实际情况,本届交流会将安排迎宾晚宴、开幕式、商会机构会议、项目推介、商贸洽谈、投资环境考察、联谊交流、闭幕晚会等活动。 项目推介,商贸洽谈活动,通过举办“2004年华商项目(海南)推介会”的形式进行。 联谊交流活动,举办“激情海南”大型闭幕歌舞晚会,以丰富内容和活跃气氛 。 会议日程安排 五、会议规模和规格 与会海内外代表和嘉宾将控制在500人左右,以友好商会会员为主,并邀请海内外华人商会和国内各省市工商联代表参加。 拟出席贵宾:全国人大副委员长成思危,全国工商联党组书记第一副主席胡德平,全国工商联有关部门负责人,泰国中华总商会主席郑明如,以及黄宏生等海内外部分知名企业家。 六、会议经费 会议预算经费**万元,

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