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第三章 物业档案工作 第一节 档案工作系统 一 档案实体管理系统 一、档案实体管理的概念 档案实体管理是指针对处于实体状态的档案所进行的一系列管理工作。 二、档案实体管理的内容 档案实体管理的内容主要包括档案的收集、整理、鉴定、保管和统计。 三、档案实体管理与内容信息开发利用的关系 档案实体管理与内容信息开发利用之间的关系是密不可分的，但在具体管理上应有所侧重。 档案实体管理的原则 一、来源原则 所谓来源原则就是:“把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。”（《档案工作基本术语》，国家档案局2000年12月6日批准，2001年1月1日实施。） 二、全宗原则 全宗原则是来源原则的具体化。在中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》中对全宗的描述为:“一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。” （一）全宗原则的理论意义 1.全宗原则是对客观存在的真实反映 2.全宗原则深刻揭示并维护历史活动的有机联系 3.全宗原则对实践具有普遍的指导作用 4.全宗原则在方法上简便求实 （二）全宗原则的实践价值 1.全宗原则维护了历史的本来面貌 2.全宗原则可以使分类方法简便易行 3.全宗原则不是万能的 三、有机联系原则 档案是由文件转化来的，是处理事务有意识形成的副产品，文件形成时的联系，也会很自然地成为档案之间的有机联系。 四、保管和利用方便原则 一般情况下，按照来源与全宗原则，在保持档案有机联系的前提下，采用简便、有效的方法去管理实体档案，就可以基本上达到便于保管、方便利用的目的。 档案实体管理的方法 一、历史方法与逻辑方法的不同 面对数量众多，内容、形式、来源复杂多样的档案，要实施有序化管理，大体上可以归纳为历史的和逻辑的两种方法。 二、历史的方法是由档案本质特性决定的 不同的被管理对象对其管理方法都有一定的要求。这种要求决定了管理不同的对象需要采取特定的方法。而档案实体管理主要采用历史的方法，也是由档案的本质与特性对其管理方法的要求所决定的。 三、历史的方法在档案实体管理中的应用 档案实体管理较少采用逻辑的方法，较多采用历史的方法。而逻辑的方法比较多地适用于档案内容信息的开发利用领域。 思考与复习题： 1.何谓档案的实体管理? 2.档案实体管理的原则是什么? 3.简述档案实体管理的方法。 一、档案实体管理阶段及其特点（20世纪80年代以前） 在20世纪80年代以前，整个档案管理工作的基础和重点是对档案实体的管理，即对档案原件实行集中、有序、质量和安全管理，档案管理理论也是围绕档案实体管理进行建构的，这一时期可称为档案实体管理阶段。 在档案实体管理阶段，文件的内容和载体合二为一，内容被固定在载体上，因此，物本管理理念支配着档案工作的方方面面，日常档案管理工作以对“静态”档案实体的管理为主。历代王朝都设有专门的档案存放场所和管理机构，对档案的管理以保管为主，辅以简单的整理。 新中国成立后，档案管理工作得到迅速恢复与发展，但直到20世纪80年代初期，档案工作内容仍以对档案实体的收集（征集）、整理、鉴定、保管、统计、利用等“六个环节”为主，虽然有学者提出应将档案内容信息开发作为档案管理工作的一个方面，但当时档案管理部门认为档案信息开发离不开档案实体的支撑，实体管理是信息开发实现的手段，因此，整个档案管理工作的基础和重点仍是档案实体管理。 （二）管理技术：以手工管理为主 档案实体管理阶段所采用的技术都较为简单，主要以手工方式完成档案整理、检索、利用等各项工作，如用手写方式对归档文件材料进行编号，手工方式装订档案材料、编制档案目录，手工翻阅目录进行检索，手工调档，手写出具档案证明等。 采用较为简单的物理、化学技术进行档案保管和保护，如采用在地面撒水的方式为档案库房加湿，采用放置木炭、生石灰、硅胶等方式为档案库房降湿，利用裱糊技术进行破损档案修复等。 （三）理论研究：以档案实体为主要研究对象 在档案实体管理阶段，理论研究的对象主要侧重于档案实体，研究内容主要是围绕档案实体的整理、保管而展开。我国在封建王朝时期，经验的承袭是改进档案管理的主要方法，几乎没有专门的档案学理论研究，值得一提的是，由于史学家研究历史和编写史书的需要，形成了对档案史料进行初步分类、整理的简单的理论和方法。 （四）价值取向：强调档案的史料价值和凭证价值 档