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财务相关手续、流程与制度 第一章 借款 一、借款人条件： 周转金类: 业务部门必须为主管采购，其他部门须为公司稳定员工，门店必须为管理人员。数额大小由部门负责人根据业务实际情况核定，既要便于工作也要保证资金和员工安全。财务部每月将不定期抽查。 备货款类：月结商户现金结算出具借据，标明日期、供应商名称、大小写金额，并持进货单据借款。双节备货款主管采购须注明借款利息及费用。 二、借条书写要求： 要求用黑色钢笔或中性笔书写借据，字体规范。日期、借款人、借款事由标识清楚，大小写金额相符，签字齐全。 三、必须为借款人本人到财务部办理借款手续，他人不得代领。特殊情况须告知财务部。 四、财务部会计出具凭证，经办人须在凭证经办人处签字确认。钱款当面点清，离柜概不负责。 五、借款人应建立个人的流水帐，每天核对个人帐目。到财务部核对个人借款应先提供本人的余额。 六、前款不清不允许再借款。特殊情况需部门负责人审批，财务部核实。 第二章 进货流程 一、核对原始单据的逻辑关系，原始单据要求一式贰份，单位名称、联系方式、数量、单价、金额等基本项目齐全，原始单据不得涂改。如因特殊情况使用复印件，必须经财务部长签字审批。 二、相关发票的取得： A．购进商品、加工物品、修理修配等，如果对方为增值税一般纳税人，索要增值税专用发票；如果是小规模纳税人或个体经营者，索要机打普通发票或新版定额发票（发票左上角有绿色“HNGS”标，右上角有二维图形） B、接受劳务或服务，索要有地税监制章的服务业、娱乐业、文化体育业专用发票。如餐饮发票、各类制作费用、快递邮寄等。 C、运费发票。若是租车运输，索要运输发票，即公路、内河货物运输业统一发票。如本地或出差打的，索要正规定额发票。 D、白条：对于一些零星自采的物品，如没有发票，必须取得对方出具的收条，并详细标注收款人、联系电话、联系地址，以备查。白条上要有经办人、接收人、部门负责人的签字。 E、加点开具发票：特殊情况下，商户会告诉我们开票是什么价，不开票是什么价。这里的票指的是专用发票，一般情况下加点为4%，最高加点为6%，或报财务部核算。 第三章 验收入库 验货环节是商品进入卖场的第一环节，是库存准确与否及保证以后各环节准确，供应商帐务挂帐及结算是否准确的保证，所以做为验货员也是我们的一线人员。 1、采购员将原始单据留存验货员处验货。 2、验货员不得随意涂改原始单据，收到实物与原单不符的及时与采购员沟通确认。 3、验货员开具手工验货单，要求填写供应商名称、商品名称、条码、数量、单价、大小写金额相符，签字齐全。 4、信息员凭手工验货单及原始单据出具电脑进货凭证。 5、赠品视同正常商品验收入库，可备注赠品字样。 6、进货凭证必须有验货员、验货主管及采购或供应商签字，要求标注签单日期。如进货凭证没有供应商及采购签字，单据丢失责任由信息员承担。 第四章 单据报帐 1、采购员持签字齐全的原始单、验货单与进货凭证勾兑对帐单审批报帐。并在单据的右上角标注单据总金额。 2、信息员在勾兑单据时，如发现有退单，无论有无退货单据，须同时勾兑，以保证及时清理退货款。 3、采购员的退货单据要求于三日内到财务报帐。 4、采购员借款要求4日内清理完毕，个人外欠挂帐货款一月内清帐。特殊情况报部长批准。 5、差旅费报销需填制费用报销单，列明出差日期、出差人员、附单张数，费用明细须分别填写长途车费、市内打的公交费、餐费。带车出差须附配送中心负责人签字的派车单，相关车辆费用应列明车号，过桥费、停车费等。 6、各部门及门店发生的招待费应索取发票，并有两人以上人员签字，方可审批报销。 7、大型活动如涉及几个部门共同参与发生的费用，须归集后统一报帐。活动结束后剩余商品统一交由办公耗材库入库。 8、各部门电话费由人事部负责，超出标准发生的电话费须经总经理审批报帐。宽带费、光纤费由人事部或信息部统一报帐。 9、各门店发生的正常费用须由门店负责人签字报帐。 10、企划部发生的本地广告商户费用，如喷绘、写真、展板等广告费用，各门店及部门的费用明细单要求门店及部门负责人签字，当月25日前费用须全部挂帐，帐期为30天，未挂帐费用不予结算。 11、工程部发生的装修、维修、改造等费用，各门店及部门的费用明细单要求门店及相关负责人签字，当月25日前费用须全部挂帐，帐期为30天，未挂帐费用不予结算。 12、办公耗材、工程耗材需开具入库单附原始票据报帐，营业耗材除帘卷袋、购物袋开具进货凭证报帐外，其他由办公耗材库统配门店的营业耗材用品须开具入库单方可报帐。 13、促销活动用品，须附有入库手续，活动结束后出具内部领用单，不得以发票直接报帐。 第五章 帐务核对 每位采购员应养成良好的工作习惯，建立自己的流水帐，