秘书培训讲义.ppt

. . 培训目标 让学员具备语言表达能力,交际合作能力,沟通协调能力,分析判断能力和办事操作能力. 培训内容 一 秘书的职业定位 二 秘书的形象 三 文秘的心态 四 文秘的会议组织能力 五 秘书与领导相处的艺术 六 文秘的统计归纳、分析预测能力 七 文秘的写作能力 培训模式 联系本单位实际情况及本人在工作中面临的问题,以对话．视频、讨论和演练等方式进行教学训练. 培训氛围 通过师生配合来营造一种互动，轻松和愉快的学习氛围． 一　秘书的职业定位 首先提问：如何理解秘书的定义和职业特征？ 归纳总结: 定义：从事办公室程序性工作,协助上司处理政务及日常事务，并为决策及实施提供服务的人员 具体：参谋和助手 特征：具有可靠性 具有专业性 具有全面性 具有依附性 具有广泛性 （一） 服务质量要求 1、必须树立最佳服务意识 2、主动了解服务质量 3、要具有换位思考的能力 （二）正确把握角色 1、贴进领导核心辅助领导工作 2、不在领导职位参谋领导之政 3、没有领导权力隐含领导权力 4、贯彻领导意图反映群众利益 （三）协调好与领导的关系 1、对领导要服从而不盲从 2、对领导要尊重而不谄媚 3、言行要庄重而不拘谨 （四）秘书工作创新要求 1、秘书工作观念的创新 2、秘书工作制度的创新 3、秘书工作服务创新 秘书工作中应如何处理以下的关系： 1、被动性与主动性 2、服务性与管理性 3、综合性与专业性 4、经常性与突击性 5、原则性与灵活性 二 秘书的形象 1、行政文秘人员形象的总体要求： 端庄，大方，干练，亲切和优雅．是内在素质修养与外在相貌及衣着言谈举止的完美结合． 2、加强职业道德修养 当代秘书职业道德要求 忠于职守,热爱本职 服从领导,当好参谋 兢兢业业,任劳任怨 谦虚谨慎,办事公道 实事求是,热情服务 遵纪守法,廉洁奉公 恪守信用,严守机密 转变观念,勇于创新 善于协调,严于管理 刻苦学习,提高素质 ３强化责任感和服务意识 ４培养良好的人格魅力． ５仪容，仪表，仪态及服饰礼仪的要求． (一)仪容修饰 发式 面容 劲部 手部 (二)仪表美 仪表的协调 色彩的搭配 场合 (三)仪态 站姿 坐姿 走姿 气质 风度 (四)服饰选择 TPO原则 整体性和整洁性原则 三 文秘的心态 1 应该用什么心态来从事文秘工作 ? 积极向上，乐观开朗，主动服务，勇于创新 2 秘书心理健康的表现 保持乐观而稳定的情绪.在工作中充满活力 能充分认识自己.公正地评价他人 有较强的事业心和目标意识 积极进取.勇于探索.刻意创新 意志坚韧.并善于自我克制 人格健全有鲜明的且较完善的性格 豁达宽容自尊敬人遵守诺言言行一致 乐于交往建立并保持和谐的人际关系 能够做到个人行为同组织行为和公众利益协调一致 在变化的社会环境中能保持良好的心理顺应 3 现代秘书工作对秘书人员心理素质的要求 秘书的人格 秘书的气质 秘书的性格 秘书的情感和意志 现代社会影响秘书人员心理健康的因素 1、工作负荷过重 2、各种舆论压力 3、人际关系复杂 如何培养良好的心理素质 1、保持乐观态度 2、增强自信.提高心理承受力 3、积极进取.防止和消除嫉妒心理 四 文秘的会议组织能力 1、会务的概述 2、从会议筹备到善后的一系列工作.也就是会议的组织.保证和服务工作. 3、会务工作一般分为会前准备工作.会间服务工作和会后处理工作 (一)会议前期准备工作 1、安排议题确定步骤 2、确定与会人员 3、办理会议报批手续 4、确定会议方式 5、确定会议时间和地点 6、准备会议文件、制发会议通知 7、布置会场 8、准备会议必需品 9、办妥后勤服务事宜 (二)会议中的组织服务工作 1、会议签到工作 2、会议中的文字工作 3、掌握会议进展情况做好上下联络工作 4、做好安全保卫工作 5、其他服务性工