《经济应用文写作》-外贸函电.pptVIP

第七章 外 贸 函 电 本章学习目标 了解外贸函电的概念和特点 理解外贸函电的写作要求和基本格式规范 掌握常用外贸函电的写法 第一节 外贸函电概述 一、外贸函电的概念 外贸函电是对外贸易活动中使用的信函和电报。外贸函电即外贸信函和外贸传真的合称。 外贸函电既可以中文写作也可以外文写作。 二、外贸函电的种类 按函电的功能可以分为：寻求建立业务关系的信函，信用调查信函，询价函，报价函，订购函，装运函，付款函，索赔和理赔函等。 按文书的形式，可以分为外贸信函、外贸电报和外贸电传等。 第一节 外贸函电概述 三、外贸函电的特点 (1) 简洁(Conciseness) (2) 清楚(Clearness) (3) 准确(Correctness) (4) 具体(Concreteness) (5) 礼貌(Courtesy) (6) 体谅(Consideration) (7) 完整(Completement) 四、外贸信函概述 (一)外贸信函的基本格式 通常外贸信函有三种格式。垂直式，缩进式，折中式。 (二)外贸信封的基本格式 英语信封有两种写法。一种是同面式，一种是异面式。 (三)外贸信函的要素 1. 信头 2. 信内地址 3. 称呼 4. 正文 5. 结尾客套语 6. 签名 五、外贸传真概述 (一)概念 外贸传真指的是在外贸活动中通过传真机发送的文书。传真是当前外贸活动中远距离传递文件的最便捷的方式。 (二)格式 1. 传真文头 2. 传真标题 3. 称呼 4. 正文 5. 签名及印章 6. 附件 7. 发文单位的联系方式 第二节 有关合同商订的外贸函电 一、概述 以签订合同为分界线，外贸过程可以大致分为两个阶段。 之前是合同的商订，即建立外贸关系，之后是合同的执行，即履行外贸关系。 对于外贸业务的双方而言，前者是双方确定权利与义务的过程，后者是双方履行义务同时获得权利的过程。 与合同商订有关的外贸函电包括通函、信用调查函、询盘函、报盘函、还盘函和接受函。 二、通函(Circular Letters, Circulars) (一)概念 通函指在外贸活动中，为谋求建立业务关系而发出的信函及传真。建立贸易关系的函电可由进口商首先发出，也可以由出口商首先发出。其形式可以是信函也可以是传真。 (二)结构和写法 (1) 介绍本公司的经营范围和有关信息。 (2) 向潜在客户表明建立外贸关系的愿望。 二、通函(Circular Letters, Circulars) (三)注意事项 (1) 信函形式的通函和传真形式的通函在写法上没有根本的区别，只不过前者按书信格式书写；后者按传真格式书写。 (2) 开业通知是通函的最常用的形式，多为内容相同的印刷件，只要在其抬头打上受函方名称即可。 (3) Circular letters和Circulars的区别。前者具备书信的一切格式，后者则不具备，仅仅是印刷体的“通告”(Announcements)，有时没有日期，也没抬头。 三、信用调查函 (一)概念 信用调查是外贸活动中，减少交易风险的重要手段。信用调查的范围包括对方的资金情况、经营能力、商业信誉等。 (二)结构和写法 (1) 说明调查对象及调查项目。 (2) 介绍交易情况并征求对方对交易方的信用评价。 (3) 保证对对方提供的资料保密。 四、询盘函(Enquiry) (一)概念 询盘函又称询价函，其本质是一种要约邀请，是要约(Offer)的前奏。根据询价方式的不同，询价函可以分为一般询价函和具体询价函。 (二)结构和写法 (1) 初次询价应该在开头说明从何处获悉对方名称及商品信息，并介绍自己的经营范围及规模，以便对方了解。 (2) 询问的内容。询盘函的内容可包括商品名称、品质、规格、单价及其他价格条件、装运、保险、付款方式等，一份具体的询价函不一定要包含上述所有因素，可以只涉及其中某一项或几项。 (3) 如有需要对方提供的资料，可在信中直接提出。 五、报盘函 (一)概念 报盘函又称报价函，是指在外贸活动中，卖方为答复买方的询价而写的信函。也可以不经询盘，由卖方直接向买方发出。报价函可以通过信函或传真的方式发出。 (二)结构和写法 报盘函的格式可参阅外贸书信、传真的格式部分。 六、还盘函(Counter Offer) (一)概念 受盘方不同意报盘的交易条件从而向发盘方提出修改或变更的意见而发的函，称为还盘函(Counter Offer)。 还盘函可以分为买方还盘函和卖方还盘函。 还盘函可以通过信函或传真的形式发出。 (二)结构和写法 还盘函格式可参照外贸函电的格式部分。 七、接受函(Acceptance) (一)订购函 1. 概念 订购函也称订单(Order)，是买方接受卖方的交易条件之后，决定购买对方货物而发出的信函。 2.