计划书、建议书和调研报告.pdfVIP

下载 第 14 章 计划书、建议书和调研报告 B . (James B. Lane), 詹姆士 拉尼 伊扬会计事务所合伙人 w w w. e y. c o m 詹姆士B . 拉尼是商业变化管理专家，他管理着伊扬会计事务所在俄亥俄以及哥伦比亚的办 公室，负责高增长/ 中型市场的咨询业务。伊扬会计事务是全世界会计、税收和咨询服务的 5大公 司之一。为美国和世界各国的客户提供建设性的咨询意见和服务。 最近的一次关于A B C汽车厂的投标过程说明销售建议书的 3大要素： 速战速决，充分准备 接受代理建议书的意向后第三天，我们同 A B C 的财务主管见了面。那是一个周三。同一个 周末以前，一个设备齐全的“作战室”布置完备，里面有白板、局域网络系统，计算机投影仪， 兰花内部互联网信息支持系统，这样全球的建议和成品稿件都可以通过网络交流沟通了。 3个礼 拜以后， 我们借助A B C 的传真室的空间，即将赢得投标的那份标书，连同那里的书桌、计算机、 图片海报布局，以及3 000 步开阔、如壁画般大小，改造后的厂房设计都被虚拟展示给大家。 认真分析对方情况和问题 为了打胜仗，要认真聆听客户的要求。既要满足他们说出来的要求，还要设法满足他们隐 含的要求。 我们组织了一个 1 5人的主题句专家，用 2天时间和客户服务部人员通力合作，搜集意见。根 据搜集到的意见，我们将工作程序削减，满足客户加快速度的要求。重新设计工作方式不仅节 省投入，还可以增加投资的回报。这种强调价值的做法帮助获得了更多的机会。 抓主要环节 撰写的报告、口头展示、服装外貌、参与销售的人员等都必须统一和谐，才能获胜。关键 的通信要给予足够的重视。我们成功的关键在于我们在汽车工业方面丰富的经验，以及对相关 技术的了解深度、项目管理能力、知识管理和再利用程序。 我们根据客户提供的信息，筛选竞争性十足的主题。其中，我们发现持有现行合同的服务 公司没有同A B C 的高层领导建立有效的交流沟通机制。利用这一缺点，我们在建议的工作计划 中，特别设立具体的步骤，坚持要求公司的决策层参与并支持该项目。 总结 经过勤奋地工作，认真地分析对方情况，我们为公司赢得了一笔 7位数收入的项目。 建议书和报告很大程度上依赖于调研。有的调研很容易，只是运用某一计算机程序将数据 汇总即可；还有的调研很复杂，需要致电很多不同的人们，建立各式抽样小组，甚至要计划和 进行试验。只有在计划、建议书和调研报告等诸多阶段都认真对待，才能搜集到可信的资料。 撰写报告时，要遵循下列 5个基本步骤： (1) 定义问题。 (2) 搜集必要的信息和资料。 (3) 转译所有资料。 (4) 整理信息。 下载 第14章 计划书、建议书和调研报告 315改 (5) 撰写报告。 本章除介绍报告的种类以外，还着重讲解了前两点。第 1 5章再讨论后面的3个方面。 14.1 报告的种类 很多种文件都可以称为报告。有的公司的报告很长，包含很多数据信息。另外一些公司把 1 ~ 2页的备忘录称为报告。短的、发给客户的报告可以使用信函格式。正式报告应包含扉页、过 渡页、目录和图标索引等。非正式报告可以是信函或备忘录，甚至可以是计算机打印出来的生 产、销售结果等。但是所有的报告，无论长度和正式程度如何，都提供了机构计划和解决问题 所需要的信息。 报告可以仅仅提供信息，也可以既报告信息又分析信息，还可以报告、分析信息用以支持 某项建议(见表1 4 - 1 )。如果报告仅仅是为读者收集信息，可以称之为信息报告 ；如果报告中转译 了信息但是并没有就应采取的措施提出建议时，可以称作分析报告；报告中推荐了相应的解决 办法或措施时，可以称作建设性报告 。 根据报告的内容，我们将报告分为说明性、分析性和建议性报告。