采购管理规定.pdfVIP

采购管理规定 1、目的： 为了规范公司采购行为，降低公司经营成本，特制定本规定。 2 、适用范围： 本规定的原则精神和采购工作规程适用于公司办公用品、设备及销售产品的采购。 3 、职责： 3.1 公司设立专门的商务部门，具体负责公司采购计划的制订及执行。 3.2商务部于每月25 日接收办公用品需求申请，进行集中采购 （追加或特殊情况除 外）；销售产品由项目经理向商务部递交生效的销售合同、提前执行单、免费赠送 单，自递交日起执行。 3.3 商务部负责1 万元以下采购合同审查，供货商选择由项目经理审批，商务部和 项目经理意见存异时交总经理裁决。 3.4行政经理负责办公用品采购审批，500元以上的设备采购交总经理审批。 3.5 总经理室负责500 元以上大件办公设备及1 万元以上的业务采购审批。 3.6 工程师负责采购设备的技术确认、检验与签收。 4 、管理规定： 4.1办公用品采购实行月购制，低于最低储备量时进行补充，即商务部按办公费用 500元/月标准执行；购买大件办公设备由申请人向总经理室申请，经批准后交商 务部执行。 4.2 销售产品采购分为合同内采购、提前执行采购、免费赠送采购三种类型。 5、采购管理流程 ： 5.1 销售合同签定时必须留有一定的供货周期，标准供货周期是：境内采购是 1 个月；境外采购是 2 个月。不能满足供货周期的合同要事先跟商务部商量，必要 时请总经理裁决。销售合同内的设备清单必须事先征求主任工程师的邮件确认， 1 没有经过确认的设备清单商务部要返回项目经理做确认，如果出现问题由项目经 理负责与用户协商解决办法，出现损失由项目经理负责。 5.2 商务部收到已签定的销售合同，或经批准的提前执行单、免费赠送单，根据与 用户约定的交付时间及供货周期合理制订采购计划，以减轻库存资金占用。 5.3 商务部严格以合同移交说明执行采购，采购清单与供货清单不符的，由工程师 在合同移交说明上签字确认。 5.4 商务部可根据具体情况，合理集中多份销售合同中同类别产品的采购，提高采 购批量及效率，获得批量折扣，降低采购成本。 5.5 商务部开展多方询价、比价、议价，按照货比三家的原则，将三家以上候选供 应商的品种、性能指标、报价、质保服务、运输、付款条件和税负等情况交项目 经理选择。 5.6 商务部持审批权限人签批后的 《询价审批单》即可执行采购。 5.7 《询价审批单》获准后，商务部即与供应商洽谈买卖合同及合同条款。买卖合 同符合 《合同法》或以本公司拟订合同格式执行。 5.8 合同文本须经总经理批准、盖章。 5.9 采购合同经双方签章生效后，商务部按合同交货进度，及时催促供方按时交货。 5.10 商务部按合同付款进度和设备验收情况，向财务部申请付款，及时向供方支 付各期货款。 5.11 供方送货至交货点，由工程师负责清点所购设备品种、质量、数量、包装， 相符后签收。 5.11 如发现货物品种、数量或包装与合同不符，质量经检测与合同约定标准不符， 工程师不予签收，且第一时间通知商务部，商务部可采取拒收、更换方式处理。 5.12 对设备品种、质量、数量、包装与合同不符的，商务部及进告知供方，并就 退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜进行谈判。 5.13 经工程师验收合格的设备商务部及时入库或发运用户，并办理出、入库手续， 5.14 商务部按采购合同规定的应付时限，持发票、工程师验收单等单证交项目经 理、总经理室签批后交财务部办理支付。 5.15 商务部对缺货、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题，应及时告之项目 经理，商讨解决办法，项目经理和商务部意见不一致时，任何一方均可上报总经 2 理裁决，如：寻找替代品或变更采购计划。 6、其他 6.1 商务部应采取有效措施，努力降低采购成本。 6.2 商务密切关注 IT 市场供求、价格变动情况、趋势预测，提出最有利的采购时 机。 6.3 商务部分析主要设备的采购成本及构成，掌握出厂价、运输费、采购费用、在 途损耗、保险费等在采购成本的比重，对有关费用重监控。 6.4 商务部选择运输方式，应考虑运输费用、快捷性、途中损耗、安全性、方便性 等，多方案比较后选定方式。 6.5 会同财务部确定付款周期