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六步选择咨询公司
我们这里假设您是企业的 CIO 或者信息部门的主管。您的企业
最近决定选择上一套新的企业信息系统(比如ERP 或者CRM),您
被指定领导和负责这个项目,包括选型和实施。一个自然的问题就摆
在了您的面前:信息化工作是一项长期的、耗神费时的繁重工作,而
您每天还有很多其他的工作要做,如何才能协调好这二者之间的关系
呢?您肯定需要其他人来协助您完成这项工作,有两种常见的办法:
一是招聘或者从企业内部选拔专门负责这项工作的人员,二是聘请咨
询公司。对大型企业,前者也许可行,但是对中小企业,这些人员一
来不易获得,二来在项目完成之后,这些人员的安置也是很大的问题。
因此,对中小企业,后者可能是更理想的选择。咨询公司拥有丰富的
经验和渊博的知识,也能够掌握最新技术的发展,同时也了解您所处
行业的各种解决方案的优点和缺陷。而且最大的好处是:项目一结束,
咨询顾问就会背起背包快乐的离去,这可以节省您使用自己的员工所
带来的长期费用。
如果决定选择咨询公司来帮助您实现项目,那么接下来的问题就
是:怎样才能选择一个合适的咨询公司呢?本文为您提供了一个选择
咨询公司的具体的操作框架。
第一步:定义项目的四要素
信息化项目和一般的项目一样,要想获得成功,在你聘请咨询公司之
前,你必须首先明确项目的四个要素:目标、范围、成本和进度。
首先是定义项目的目标:
·企业实现信息系统主要想解决哪些方面的问题?
·信息系统成功的标准是什么?
·你如何才能知道项目完成了?
项目的目标回答了“企业为什么要上信息系统”的问题。根据项目的
目标,可以进一步确定其他三个要素的内容:
·项目涉及范围包括哪些部门(财务、生产、人力资源等等)?
·每一部分需要实现到何种程度?是否需要进行流程重组?
·项目的预算有多少?预算如何分配?
·项目进度如何安排(时间表)?各个环节如何协调?
·有多少人专门从事这个项目的工作?各个部门需要提供什么样的人
员?需要投入多少时间来参与和配合项目的工作?
·咨询公司应该做些什么?
·用什么标准评估咨询公司的工作质量和效果?
根据这些问题(当然不限于这些问题),您应该和企业中所有项目将
涉及的部门和人员进行沟通,和CEO 进行沟通,一方面使大家充分
了解这个项目的整体情况,对他们可能产生的影响,另一方面,也让
大家知晓他们在项目中的角色,他们承担的责任和义务。从而在企业
上下对项目的目标和内容达成共识,获得必要的承诺。
非常重要的是,你要将这些问题的讨论结果整理成一份书面的文档
(我们可以称为《XX 企业管理信息系统项目行动纲领》),并获得
企业最高管理层的批准。可以说,这就是您将来开展工作的一把“上
方宝剑”。
很多企业聘请咨询公司的效果不理想,甚至最后大家不欢而散,一个
主要的原因就是企业自己没有事先明确的定义自己的需求,而是请来
了咨询公司之后,由咨询公司来告诉企业该如何做,等项目进行完了,
发现并不是自己需要的结果。
这部分工作是CIO 在信息化工作中最重要的工作之一,而且是不能
假手他人的工作。定义了项目的四要素之后,您就可以开始着手寻找
候选咨询公司了。
第二步:寻找候选咨询公司
咨询公司大致上分为两种类型:大型综合性咨询公司和小型专业化咨
询公司。大型咨询公司业务范围比较宽广,经济实力雄厚,在执行合
约和付款方面有较大的灵活性,但是通常价格不菲。小型专业咨询公
司的业务比较集中,可以提供更专业化的服务,但在整体集成能力方
面可能不足,经济实力和公司的稳定性,服务的连续性不如大的公司。
选择咨询公司,不应该简单的迷信“越有名越好”, 关键要看咨询
公司对你的项目所涉及的内容的知识和经验。不管你聘请咨询公司的
其他理由是什么,你肯定是希望找到熟悉你的业务流程和你所处行业
独特特点的人来帮助你。否则,如果咨询顾问“和你讲的不是同一种
语言”,那么不仅他们理解的你需求很困难,而且你也会发现浪费了
大量宝贵的时间来教他们你的业务。此外,这样的咨询公司也不能提
供你的行业中其他公司使用的先进的经验,提不出什么能改善你的业
务的创新观念。
寻找有经验的、适合你的咨询公司的一个最好的办法是同行调查。你
可以与您的企业规模相似,业务相似的其他企业接触,了解他们聘请
的咨询公司,听听他们对这些咨询公司工作质量的评价,收费情况,
服务情况等。除了同行业企业之外,行业组织或者行业协会也是比较
好的信息来源。
你也可以考虑询问你的其他供应商和服务商的观点。例如,如果你想
重新设计财物部门流程,可以问问会计事务所
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