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财务数据及资料管理规定 为了加强财务数据及资料的管理，确保财务数据及资料的完整、 准确，做好财务数据的保密和财务资料的归档工作，根据本公司的内 部管理控制要求，制定本规定。 第一条 本规定适用于财务部门的各岗位。 第二条 财务数据及资料的外部报送： 外部报送是指以本公司的名义向本公司以外的其他单位进行数 据及资料的报送。必须按照报送日期、报送用途、接收单位及部门、 资料内容、数量、资料印章情况、经办人及备注等项目填写《外部资 料报送登记审批表》，并由财务经理、总经理审核并签字批准后，方 可对外报送。 第三条 财务数据及资料的内部提供： 内部提供是指以财务部名义向本公司内的其他部门进行数据及 资料的提供。必须按照需求日期、内容、数据使用部门、数据用途、 接收日期、接收人、备注等填写《内部数据提供登记表》。接收日期、 接收人，由数据使用部门的数据接收人员填写并签字确认。 第四条 根据数据及资料的需求时间不同，分为定期和临时的数 据需求。定期，是指每月固定时间段内必须报送或提供的数据及资料； 内部各部门有此数据需求，必须填写《财务数据需求申请单》，并由 部门经理签字，交至财务部，由财务经理批准后方可备案，每月按时 提供。临时，是指不定期的临时性的数据或资料需求；内部各部门有 此数据需求的，每次都必须要填写《财务数据需求申请单》，并由总 经理签字，交至财务部，由财务经理批准后予以提供。 第五条 电子档数据及资料的报送及提供，同样按本规定的第二 条、第三条办理，且必须如下操作： 1、电子表格形式的数据对修改权限设密， 2、电子文档形式的数据及资料以PDF格式； 3、以电子邮件的形式发送，并且保存至已发邮件中；不许直接用 U盘或是相关软件直接发送，电子信箱中的已发邮件记录保存期为一 个会计年度。 第六条 数据及资料的归档及档案的管理 建立外部报送资料及内部管理档案，并按日期顺序进行归档，如 有资料的查阅需要，必须填写《归档数据查阅登记表》；如需要使用， 按本规定第二条、第三条规定办理。 第七条 相关部门不按本规定办理的，财务人员有权利拒绝提供 数据；财务部各岗位工作人员，不按本规定办理的，一经被发现按相 关规定处理。 第八条 本规定由财务部负责解释。 第九条 本规定自 年 月 日起开始执行。 第十条 附件： 1、外部资料报送登记审批表 2、内部数据提供登记表 3、财务数据需求申请单 4、归档数据查阅登记表 1 附件 ： 外部资料报送登记审批表 序 日 用 接收单位 资料 数 印章 经办 财务部 备 总经理 号 期 途 或部门 内容 量 情况 人 经理 注 附件2： 内部数据提供登记表 序 需求日期 数据内容 使用部门 用途 数量 接收日期 接收人 备注 号 3 附件 ： 财务数据需求申请单 申请日期： 申请部门： 数据内容： 数据用途： 备 注： 使用日期： 申 请 人： 部门经理： 财务经理： 总 经 理： 附件4： 归档数据查阅登记表 原使用 序号 日期 档案号 用途 查阅人 查阅部门 财务经办人 备注 部门