东亚新华投资公司项目工程技术部管理规范51金.docVIP

工程技术部 资料管理规范 （修订版） 二零零八年九月 项目工程技术部资料管理规范（修订版） 1.目的 1.1工程资料的管理作为工程管理的重要手段；作为体现工程管理、控制行为的书面载体；作为项目工程技术部工程管理工作检查的依据；作为可追溯性文件，为工程纠纷、索赔、诉讼提供书面佐证具有重要的意义。 1.2工程资料的管理应该具有规范性、完整性、可追溯性；应该符合贯标的基本原则“说必做，做必写，写必存”，并形成工程管理行为的资料封闭环。 1.3工程技术部资料管理规范（修订版）进一步明确了项目工程技术部资料管理所需达到的标准；为工程资料管理提供工作依据、准则；统一各项目的文件归档原则、格式、要求。 便于文件检索、工作检查及工作交接，完善文件、资料管理责任制度。 2.范围 适用于北京东亚新华投资有限公司各项目工程技术部。 3.职责 工程管理中心与投资管理中心共同编制此资料管理规范。工程管理中心负责此规范的修订，拥有最终解释权，并管理、监督项目工程技术部实施。投资管理中心将针对此规范的执行情况适时审计。 4.内容 4.1内容分类 第一册 管理规范 要求：设立公司管理规范和工程管理规范两个分册。 内容：工程管理规范指由工程管理中心下发的规范性文件； 公司管理规范指除工程管理中心之外的公司其它各中心或部门下发的规范性文件，如行政管理中心下发的《绩效管理制度》、总经理办公室下发的《会议管理制度》等。 注： 公司下发的管理制度类文件，以OA电子版形式下发的文件需打印出纸质版，同直接以纸质版下发的文件一样，由资料员负责先在收文本上登记。需传阅的文件在备注栏中注明 “传阅”，附上“文件传阅单”传阅部门负责人及相关工程师。如在时限内（未予注明的为3个工作日，否则应注明时限）没有传阅完，资料员向部门负责人或相关工程师发出提醒，待各传阅人在传阅单上签字确认后返回资料员，由资料员在收文本的备注“传阅”后打“V”并注明归档时间表示已传阅完毕，然后填写来文文件目录进行资料归档；不需传阅的文件直接在来文文件目录上登记进行资料归档。 本册涉及附件： ①附件1《文件传阅单》 ②附件2《收文本格式》 ③附件4《来文文件目录》 第二册 公司来函 要求：设立公司工程类来文和公司其它各中心/部门来文两个分册。 内容：公司来函是指除公司管理规范和工程管理规范之外的其它来文（一般指通知性文件）。 注： 工程类来文必须打印出纸质版，在收文本上登记后传阅部门负责人及相关工程师，并在传阅单上签字确认后，由资料员填写来文文件目录完成归档；其它各中心/部门来文，如项目部人员都可以上OA系统，可不打印，但仍需在收文本上登记后传阅部门负责人及相关工程师，并在传阅单上签字确认，然后由资料员填写来文文件目录完成归档。来文文件目录按编号顺序登记，文件按规定需要存放于其它册中时，应在来文文件目录的备注中详细注明。 本册涉及附件： ①附件1《文件传阅单》 ②附件2《收文本格式》 ③附件4《来文文件目录》 第三册 公司内部流转文件 要求：设立工程技术方案/技术要求传签文件、申请报告单、其它传签文件三个分册。 注： 传签文件应按照“工程技术部管理流程图”要求签认齐全方可归档。传签文件登记时在发文本的备注栏中注明 “传签”，待传签完成返回资料员后，由资料员在发文本的备注“传阅”后打“V”表示已传签完毕，并标注归档日期。然后填写文件目录进行资料归档。 本册涉及附件： ①附件3《发文本格式》 ②附件6《文件目录》 第四册 合同文件 要求：设立施工合同、采购合同、其它合同三个分册。 内容：按照明源系统的分类原则执行。 注： 保存相应合同审批单，并后附纸质版合同，纸质版合同由资料员从明源系统上打印，在部门内部相关人员于传阅单上签字后归档。（合同审批单要求由预算部及采购部资料员在合同审批完成，其部门经理传签后，以发文形式抄送工程技术部资料员。） 本册涉及附件： ①附件1《文件传阅单》 ②附件2《收文本格式》 ③附件3《发文本格式》 ④附件6《文件目录》 第五册 计划管理 要求：设立甲方计划；总包计划与分包计划共二个分册。 内容：甲方计划分册包括：总进度控制计划（附文件传签单）、阶段性控制计划（附文件传签单）、月计划、周计划、分包单位进场计划（附文件传签单）、资金使用计划、钢筋进场计划、甲供材料进场计划、施工日志和施工简报。其中总进度控制计划（附文件传签单）、阶段性控制计划（附文件传签单）、分包单位进场计划（附文件传签单）、甲供材料进场计划可放入一个文件目录中。 总包计划与分包计划分册包括：总包单位与分包单位报送的，或由监理审批完成后报送的总包单位与分包单位的总进度计划（附经监理审批签认的《工程进度计划报审表》）；月计划（附经监理审批签认的《工程进度计划报审表》）、周计划。 本册涉及附件： ①附件6《