佛塑ERP项目文档管理未来业务流程介绍.pptVIP

项目管理现状 项目文档管理现状： 目前项目管理的文档资料保管与业务运作需求有脱节的情况。项目档案还是手工管理，工程部的资料员在项目完工后将收集的项目资料并送交公司资料室归档，技术研发部的科研项目由各项目组自己保存文档，项目完工后递交部分文档到资料室归档。 技术研发部的科研项目过程相关的文档（如：产品策划、工作中所产生的质量记录文档，所有试验产生的文档）、结论，由于缺乏验收资料归档的标准，目前缺乏完整的资料保存。 项目资料文档存在查找、更新困难。 存在的问题 项目文档资料整理工作辛苦、繁琐、重复整理大量文档的工作占用了项目成员的大部分时间，造成项目人员工作效率低的“误区”，领导对项目资料管理工作不重视。 项目验收资料整理周期长 项目资料整理存档后，业务部门对历史档案资料查阅不方便，文档可提供利用率低 由ERP驱动的主要业务变化 – 项目文档管理 为了便于集团项目文档资料的统一管理和数据共享，未来佛塑集团股份公司将采用集中管理、分散维护项目文档的管理策略，保证项目文档资料的共享性和规范性。 R/3项目文档管理系统支持多格式的应用文件，为规范和形成佛塑工程项目中心无纸化办公提供了应用的基础。 通过规范项目文档，建立起标准的项目管理文档流转工作流应用体系，为提升项目管理的水平和体现档案管理的服务能力奠定规范的基础。 围绕项目管理内容，建立项目文档与项目对象间的集成链接，提高了项目文档的利用率。 改变原有项目文档管理模式的优越性 项目文档的维护贯穿多层授权体系和业务集成工作流，将需要保存的项目文档、工程设计图纸等与R/3项目管理系统链接起来，伴随项目的各个阶段和进度、活动，使用统一的编码和分类体系维护项目相关文档，避免数据的重复冗余，保持项目文档数据的规范性、完整性。 使文档管理在项目管理活动流转中提供具有权威性的历史记录依据，是文档管理不再是单一的文件保管，而是紧密集成在项目管理过程的基础服务组件，使其跟随项目进度，建立起佛塑集团项目管理工程技术知识信息库。 未来项目文档管理业务流程——文档维护流程 未来项目文档管理业务流程——文档分类特征维护 项目文档编码方案 文档编码定义及说明 为保证项目数据的准确性、完整性，佛塑集团的文档编号由统一的维护部门管理（系统上线后暂由ERP运行维护组进行管理）。不同文档类型的定义有不同的编号范围，为实现文档资源的共享，相同文档类型、部分、版本在不同公司代码中的文档编码是唯一的。 为便于今后佛塑集团业务文档的统一管理，采用内部、外部编号混合的方式，根据不同的文档类型分配。 文档编码定义内容 根据具体的项目类型划分编码范围 根据项目涉及的文档内容划分 文档分类类别定义内容 按项目阶段划分：概念类文档、市场信息类、设计标准类、测试评估类、分析报告类等 类别相关特性指标：项目年度、项目负责人、项目资金投入、设备使用年限等 * * 项目文档管理 未来业务流程介绍