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加强重大活动档案管理之我见 □陈龙民 【摘　要】重大活动档案是指国家机关、社会组织以及个人在重大活动中直接形成的，对于国家和社会具有保存价值 的文字、图表、声像、电子、标志性实物等不同形式的历史记录。本文就重大活动档案管理展开了分析和 研究。 【关键词】重大活动  档案管理  分析  研究 随着经济社会文化的不断发展， 人员各回各家，档案如不及时整理很 作头绪多、任务重。活动开始后，活 各个领域举办的重大活动越来越多， 容易散失。这就使得重大活动档案资 动组织者往往忙于活动本身，而忽略 重大活动档案的管理也日益受到社会 料的收集整理比其它领域档案更加困 活动档案材料的收集整理和归档。因 各界尤其是档案界的关注和重视。 难。要克服这种困难，笔者认为，关 此，对于档案工作一定要提前做出部 2011年12月，山东省颁布了《山东 键是两点：一是要有专业的档案管理 署安排，要在活动前明确档案组织机 省重大活动档案管理办法》（以下简 人员列入到主办、承办活动的办事机 构，建立起负责档案工作的专兼职档 称《办法》），这是山东省第一部规 构中来。由于档案工作专业性强，如 案工作人员队伍，形成一个完整的档 范重大活动档案工作的政府规章，它 果没有档案业务人员的介入，活动的 案工作网络体系，制定出各项规章制 的颁布标志着重大活动档案工作进入 组织者即便对档案工作予以关注，也 度和业务标准规范，细化工作职责， 法制化管理的新阶段。笔者结合多年 往往由于缺乏经验和业务知识，而不 落实相应的保障措施，为重大活动档 的工作实践，对《办法》的贯彻实 能做到有效管理。《办法》第五条 案工作开展做好充分准备。 施，提出一些个人的看法和体会，供 “县级以上人民政府应当协调解决重 同行商榷。 大活动档案管理工作中的重大问题， 二、重大活动档案的收集要 建立健全档案行政管理部门参与重大 力求齐全完整 一、重大活动档案管理要专 活动的工作机制……”从法制层面上 重大活动档案往往是在一段时 业，要管理在活动之前 保障了档案行政管理部门参与重大活 期内集中产生，数量大、门类广，存 很多人通常会认为档案工作应该 动。这样，加入到活动办事机构中的 储载体丰富。因此，对于重大活动档 是在重大活动结束之后的任务。但实 档案业务人员可以直接参与到活动中 案的收集归档就更复杂、更有难度。 际的情况是：活动结束之后才发现， 去，了解活动的内容，掌握活动的 一是必须充分发挥上文提到的活动组 有些材料从形成就不规范、不符合 过程，并通过下发文件、组织业务培 织承办部门建立的专兼职档案人员组 归档要求，有些材料缺失却已很难收 训、定期检查等方式，有效地开展档 成的档案工作网络的作用，把收集的 集。由于重大活动具有临时性，多数 案业务的监督、指导，从而确保重大 触角延伸到活动的方方面面，角角落 是由几个部门联合主办、承办，临时 活动档案的收集齐全、整理规范。二 落。在活动开展过程中，要严格执行 办事机构具体操办。其工作人员多数 是重大活动档案管理必须管理在活 预先制定好的各门类档案的归档制 是从外单位抽调而来，活动一结束， 动之前。由于重大活动时间性强，工 度，严格按照规定的归档时间、归档 2013年第8期·