基于协同配合的甘肃省电子档案管理途径构想.pdfVIP

基于协同配合的甘肃省电子档案管理途径构想 摘 要 ： 实施优质的电子档案管理是一项较为冗杂的工程 ，需要跨部门、跨行业进行 合作 ，需要对社会资源配置进行调整 、对档案部门的职能和权责进行拓展和强化 。 关键词：甘肃省 电子档案 管理途径 构想 ● 张寅玮 险前体系 ，又建立风险发生后降低影响、减少损失的 风险后体系。 电子档案作为国家新兴档案资源，承载着社会和 风险前体系是电子档案风险管理体系中的基础部 民族的宝贵历史记忆。就全省 电子档案管理的实际情 分 ，也是工作细致程度和复杂程度最高的部分 ，包括 况来看 ，必须从电子档案来源的最前端 ，即电子文件 风险识别、风险估测 、风险防范三大内容。其中，风 生成环节开始 ，引入 目标管理、绩效考核和风险管理 险识别是通过对自然环境条件等客观因素 ，从电子文 方法 ，通过全程优化的协作配合与监控保障，提升电 件的生成到电子档案利用的产生、存储 、转移等各个 子档案管理水平 。 工作环节进行细化和监测 ，结合电子文件和电子档案 一 ． 对电子档案进行风险管理 的种类 、特点、管理要求等，对可能造成风险的因素 对电子档案进行风险管理 ，就是从备文件形成单 进行分析 ，对 已存在的和可能出现的各种风险进行辫 位开始 ，对电子文件及电子档案管理过程中存在的风 识 、归类。风险识别既要以全省为单位进行 ，又要以 险进行识别、估测 、防范，并在此基础上对可能存在 备机构为单位进行 ，还要以机构 的构 成要素，如部 的风险实施有效控制 ，把风险减少到最低程度的电子 门、设备、人员、技术等为单位进行 ；风险估测是结 档案安全保障过程。从我省电子档案管理现状来看 ， 合风险识别的结果，根据可能受影响的电子文件和 电 电子文件的形成到永久保存或销毁的备个环节 ，档案 子档案的范围和价值 ，对风险发生的概率和发生后可 管理的风险因素 (如 自然灾害、保管条件 、思想认识 能造威的损失程度进行估计和预测 ；风险防范是根据 等 )是客观存在的。同时，由于信息技术的飞速发展 风险评估所做出的结论 ，采用最妥当的措施 ，避免风 和 自然环境条件的变化，新 的风 险会不断出现 。因 险事故的发生或降低其发生的概率 ，避免或减弱风险 此 ，实施 电子档案风险管理是做好 电子档案管理工作 对电子档案的损害，实现电子档案资源保护成本投入 的客观要求。 所产生效益的最大化。 构建电子档案风险管理体系 ，应以风险发生为界 风险后体系则应包括风险应对和风险管理效果评 点 ，既建立风险发生前防止或降低风险发生概率的风 估两大内容。风险应对是在风险发生后最大限度地使 5 备相关状态保持或恢复到风险发生前的水平，各项工 行政管理部 门对全省电子文件及有关工作 的有效监 作继续稳定有序开展 ；风险管理效果评估是对前一阶 管。电子文件中心的成立将极大地推动电子文件前端 段实施的电子档案风险管理方法和体系，进行实施结 控制机制和全程管理机制的建立，可使档案部门按照 果与预期 目标的比对分析，评判相关管理方法和体系 预先确定的归档范围， 对电子文件生成时的重要背景 的科学程度并加以完善和改进 。 信息以及 目后进行检索、恢复和读写等工作的各种数 在电子档案风险