浅析设计院档案管理的方法及创新策略.pdfVIP

政工 ·管理 皿 向酋 黄商 【文章编号】1673—0038(2012)33—0166—02 浅析设计院档案管理的方法及创新策略 白咏儿 (广东省重工建筑设计院有限公司) 摘 要：企业档案是企业在各项活动中形成的，是企业各种原因相互作用的产物，并综合反映和说明了企业的基本面 貌和全部经济活动，是各种内容和载体档案的总和。随着社会发展，我国的建筑业也有了显著飞速的发展 ，成为了国民经 济的支柱性产业。在建筑行业飞速发展的同时，建筑生产活动也形成了许多档案资料，这些档案对设计院工作有着重要的 意义，对其归档工作应纳入建设全过程并保持同步。本文就分析设计院档案管理的方法，并提 出一些创新的策略。 关键词：设计院；档案管理方法；创新策略 档案管理是现代企业管理制度的重要 内容之一。 (3)提高设计院的档案水平，能为企业创造经济利 设计院与一般企业比较有着 自身的特点，因此设计院 益，科学的管理能让我们从现在或以往的各项 目的归 的档案 内容也有着特殊性 。设计院档案管理是企业在 档资料中找 出问题，发现 问题，研究问题，并能为企业 经营管理及一些施工技术应用等过程 中直接用来备查 带来 良好的经济利益及减少企业不必要的损失。 的文件资料，随着社会的发展，档案的管理将越来越严 3档案管理的办法 格，越来越细致。 (1)档案管理必须遵循质量管理体系文件进行质 1档案文件包括 量管理，必须确保档案资料的及时性、安全性和完整 档案文件：可行性研究、城市规划、方案设计、初步 性。 设计和施工图设计、岩土工程勘察报告、工程桩检测报 (2)档案中心内需悬挂相关的档案资料管理规章 告、测量工程、工程施工记录、材料设备检验记录、项 目 制度，为方便人员查找档案，应把资料按项 目及档号归 变更计量支付记录、项 目验收记录等纸质文件和电子 类放好，任何人借 阅或查阅档案时，需在档案 中心外查 文件 (包括说明书、结构计算书、概预算书、蓝 图、底图、 询后方能借阅，借 阅时必须打借条才能借 出，及告诫 修改通知单及修改图、地形图、工程监测等)。 查、借阅者必须爱护档案，保持档案的整洁，严禁更改 外来文件：顾客提供的文件、政府部门的有关批 及注意档案的安全和档案的保密工作，借出的档案必 文、外来的设计基础资料以及外包项 目成品纸质文件 须按时归还，利用后的档案需立刻放回原处。 和电子文件等。 (3)档案管理人员不得窃取、出卖和对档案进行更 2档案管理工作的意义 改，切实做好防盗、防水、防潮、防尘、防虫、防霉等工 (1)设计院档案管理工作能够很好地反映本企业 作。为保证资料的完整性和准确性，任何人不得在图纸 生产经营活动，通过对本企业信息的收集整理，不仅有 上乱涂乱刮，如需修改设计图纸及资料，需向上级领导 利于企业在各个项 目中顺利完成任务，还能提高企业 申请及批准，如档案管理人员发现 图纸资料档案有损 的经济效益和市场竞争力。一个设计院的管理是否完 坏现象，需及时进行修补工作 。 善，可 以从它的归档资料的完整性中体现出来，如图纸 (4)档案的保密工作具有非常重大的意义，严禁抄 的归档及所有各方来文的重要依据的归档，这些也是 录、拷贝、转借，更不能未经许可销毁任何一份资料。当 我们 曰后作为设计证 明的重要材料。 有外单位查阅或借阅内部图纸及资料时，须经有关部 (2)档案作为一种不可忽略的信息资源，设计院应 门和办公室负责人批准，查阅时须严格履行登记手续， 可随时从中收集数据资料，并可在收集的数据资料中 注明查阅目的和 内容。 进行项 目的研究及开发，档案中心应配合设计人员做 档案管理员不得私 自摘抄、复制、传播具有保密性 好档案资料归档及管理工作 (包括图纸、纸质资料及电 质的档案内容，对不需要归档的重要文件或已过保管 子资料)，