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Management 论电子文件管理研究与探索 口周晓君 内容摘要■ 当今信息化建设和电子办公系统的不断推进 ，对传统管理模式 带来了极大冲击。电子文件是信息社会发展的产物，加强对电子文件管理的研 究。是当前档案工作者的一项紧迫任务。笔者结合 自身工作实践 ，简要论述了对 中国石化销售企业电子文件管理模式的研究与探索。 电子文件管理的现状 响，出现了各 自为政，各行其事的局面 ，造 仅内容易于变化 ，而且失去了固定的形式 ， 对电子文件的重要性认识不足，未对 成档案工作的标准化、规范化进展缓慢。 使档案部门在对电子档案进行鉴定时，很 电子文件进行归档及统一管理。 电子文件管理中出现的问题 难对电子档案的原始性 、真实性 、完整性 、 电子文件是新生事物，对它的意义和 电子文件管理过程中出现的漏洞。 安全性进行认定。 作用，企业员工还未充分认识，所以未能引 对电子文件原稿保存的忽视。目前，在 在真实性问题上，电子文件极易失真。 起足够的重视。就作者所在企业而言，从90 计算机上起草和制作文件，已是办公常事。 如将纸质档案转化为电子档案的操作过程 年代中期至今，应用计算机处理文件从单 往往一旦文件定稿打印后，作为草稿性的 稍有失误即会导致档案信息失实 ；电子档 一 的文印室文印职员逐步过渡到每一个处 电子文件的保存就经常被忽视。许多单位 案的真实性问题伴随其生命的始终，维护 (科)室的每一个岗位员工 ，其间产生的大 对电子文件没有采取很好的保护措施。随 其真实性是一个不问断的过程 ，信息内容 量电子文件仅储存在磁盘、光盘或硬盘内， 意对其进行删改 ，不是被清除就是被新文 “出错”的概率和机会远高于传统档案。 没有进行规范整理、鉴定和归档。信息中心 件覆盖。使具有原始性的电子文件难以原 电子文件、电子档案 内容的完整性很 作为计算机网络系统的管理部门。也只是 貌保存。 难保障 电子文件经常处于流动状态，如不 对全系统的局域网进行技术支持和指导 ， 信息安全与保密问题。电子文件存放 及时捕获，可能会导致信息丢失。电子文件 网络升级和更新前后的备份电子文件没进 位置的不固定性、载体的可转换性、信息接 结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的 行规范科学的整理和归档。这样即使不会 受对象的开放性以及文件 内容的可分解 缺损。 造成电子文件丢失，日积月累，也会使电子 性，造成电子文件与载体的可分离，使电子 电子档案存储载体的特质与缺陷。 文件堆积成灾，无法检索和利用。 文件信息随时有被修改 、窃取 、销毁的危 温湿度影响的差异。电子文件在温度 对电子文件的特性认识存在不足。 险。互联网的开放性。使电脑病毒和蓄意破 过高或过低条件下 ，聚酯底基易膨胀或收 电子文件与纸质文件不同，计算机可 坏的电脑 “黑客”对档案存放载体形成威 缩变形，光盘载体中使用的塑料 、铝和多碳 以按需求通过搜索功能随时将电子档案的 胁 ，载体一旦被电脑病毒感染或被 “黑客” 材料也会弯曲变形 ，影响激光柬精确定位 单份文件从任何角度进行分类、组合，可以 闯入 ，就可能造成信息数据无法读取或载 和数据的读写。保存电子文件的理想温度 任意组成各种案卷。因此 ，“案卷”这一基本 体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息 为 16℃一2Occ，相列湿‘度为40％±5％。 单位从 2001年开始就从电子文件档案的 系统瘫痪。 灰尘影响的差异。灰尘对电子文件载体 整理工作中淡化，取而代之的是 “文件”这 电子文件的接收格式问题。由于电子 的损坏主要有物理损坏 、化学损坏和生物损 个基本保管单位。电子档案整理的主要