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筒论建立商业性文件中心的必要性和可行性 ■云南大学公共管理学院 詹罗成 吴少龙 商业性文件中心最早起源于美国，是一种借助高科技手 周期理论 ，是最早建立文件中心的国家。在20世纪40年代 ， 段为有需要的企业 、组织以及个人提供商业性、有偿性的文件 美国联邦政府为了解决档案界所面临的文件 “雪崩”问题 ，推 乃至信息管理服务的现代企业。目前，商业性文件中心在欧美 广建立文件中心以减轻国家档案馆的压力，将利用率低又不 国家得到了广泛的建立，并以极快的速度发展成为全球性的 能立即销毁或移交国家档案馆永久保存的文件移出，保存到 企业。当前最具知名度和影响力的商业性文件中心当属两家 临时性库房——文件中心。在文件的每一个运动阶段里，其特 跨 国公司——IR0N mountain和 Recall Corporation。本文通 定的价值属性与管理形式、存放场所之间存在一种固有的内 过借鉴欧美建立商业性文件中心的经验并结合我国的情况， 在关系即文件在运动过程中必然会出现一个处于半现行的阶 浅议在我国建立一个商业性文件中心的必要性和可行性。 段。此时，文件不再具有现行文件的价值，利用率低，但又需要 一 、 建立 “商业性文件中心”的必要性 专门保存 ，文件中心的建立，满足了文件在这个运动阶段的保 1．符合文件生命周期理论 存需求，符合文件生命周期理论。 文件生命周期理论为文件中心的出现提供了合理的解 2．国有企业的改革使得商业性文件中心的建立成为可能 释，也成为了文件中心出现的理论基础。美国很推崇文件生命 随着社会的不断发展及我国经济体制的转变，国有企业 为档案部门注 ^新的活力，真正达到创新发展。 案工作成就展 ，把档案宣传活动同档案业务指导与执法监督 三、加强档案宣传的措施 有机结合起来 ；随着数字档案馆的建设 ，可利用档案信息的网 1强化宣传意识，丰富宣传内容 上检索功能在线为用户提供更好的服务，以实效来扩大档案 在大多数人 的心 目中，档案是神秘而陌生的，这就妨碍 了 宣传。 档案利用价值的实现。档案工作者要树立档案宣传意识和信 5．服务社会公益，传递档案信息 息观念 ，大力开展宣传活动，让社会充分了解档案部门的馆 社会公益活动是指一定的组织或个人向社会捐赠财物 、 藏、服务方式、服务手段等。档案宣传要以反映人们普遍关心 时间、精力和知识的活动。公益活动的内容包括社区服务、环 的社会问题的真实的、丰富的档案资料为内容，以档案法律法 境保护、知识传播、公共福利、帮助他人 、社会援助、社会治安、 规 、档案效益的宣传为重点，让群众知道档案馆里有他们想 紧急援助 、青年服务、慈善、社团活动、专业服务 、文化艺术等。 看 、想学的东西，使档案馆成为人们利用信息资源的主要场 在美国，华盛顿的旅游部门把国家档案馆当作一项重要的科 所 ，完成档案部门与利用者之间的档案 “流通”，并在 “流通”中 学文化设施和参观项 目列入 首《都地区旅游指南》进行重点介 实现档案工作 的社会化服务 。 绍。由于宣传工作比较成功，到档案馆查找利用档案的用户络 2．研究宣传对象，强化宣传阵地 绎不绝，利用档案解决各 自工作、学习和生活中的问题 已成为 传播学的社会类型论认为，受众是可以分类的。尽管受众 众多美国公民的自觉行为。同样，我们可以借鉴这种方式利用 的个性千差万别，但在一定的社会环境中，由于其性别、年龄、 本地区现已存在的、读者面较广的刊物来宣传档案工作 ，引导 地区、民族、职业、工资收入 、宗教信仰、文化程度等方面相同 群众到档案部门来查阅。 或相近，会形成不同的社会类型并对同一讯息有大体一致的